Thay thế Phê duyệt Thủ công bằng Workflow Có Cấu trúc
Quy trình Phê duyệt Noova loại bỏ biểu mẫu giấy, chuỗi email và quy trình phê duyệt tùy tiện. Xác định quy tắc phê duyệt một lần, và hệ thống tự động chuyển yêu cầu qua đúng người theo đúng thứ tự. Quản lý phê duyệt từ dashboard hoặc thiết bị di động. Mỗi bước được ghi nhật ký cho tuân thủ. Dù là đơn nghỉ phép, chi phí, xem xét tài liệu hay xác nhận chính sách - workflow đảm bảo nhất quán, tốc độ và trách nhiệm giải trình.
Mẫu Workflow Linh hoạt
Tạo mẫu workflow cho quy trình phổ biến - phê duyệt nghỉ phép, chi phí, xem xét tài liệu, xác nhận onboarding. Mỗi mẫu định nghĩa các bước, người phê duyệt, điều kiện và quy tắc leo thang.
Phân tuyến Có Điều kiện
Chuyển yêu cầu dựa trên điều kiện - ngưỡng số tiền, phòng ban, cấp nhân viên hoặc tiêu chí tùy chỉnh. Chi phí nhỏ chuyển cho quản lý trực tiếp, chi phí lớn cần phê duyệt giám đốc.
Phê duyệt Trên Di động
Người phê duyệt có thể xem xét và phê duyệt yêu cầu từ ứng dụng di động. Thông báo đẩy đảm bảo thời gian phản hồi nhanh. Không cần chờ ai đó kiểm tra email.
Phân tích Quy trình
Theo dõi thời gian phê duyệt trung bình, xác định nút thắt, tỷ lệ phê duyệt và tuân thủ SLA qua tất cả loại workflow.
Quy trình Phê duyệt Mang lại Những gì
Phê duyệt Nhanh hơn
Phân tuyến và thông báo tự động loại bỏ chậm trễ từ giấy tờ thất lạc và yêu cầu bị quên. Người phê duyệt thấy mục chờ xử lý ngay lập tức và có thể hành động từ bất kỳ thiết bị nào.
Tuân thủ Quy trình Nhất quán
Mọi yêu cầu tuân theo đường phê duyệt đã xác định. Không có đường tắt, không bỏ qua bước. Hệ thống thực thi chính sách phê duyệt nhất quán trên toàn tổ chức.
Minh bạch Quy trình
Người yêu cầu có thể theo dõi yêu cầu ở đâu trong chuỗi phê duyệt. Quản lý thấy tất cả phê duyệt chờ xử lý. HR có tầm nhìn về hiệu quả quy trình trên toàn tổ chức.
Hồ sơ Sẵn sàng Kiểm toán
Nhật ký kiểm toán đầy đủ cho mọi phiên bản workflow - ai nộp, ai phê duyệt, khi nào, với bình luận gì. Thiết yếu cho kiểm toán tuân thủ và đánh giá nội bộ.
Ai Sử dụng Quy trình Phê duyệt
Tất cả Nhân viên
Nộp yêu cầu qua workflow có cấu trúc và theo dõi tiến trình qua chuỗi phê duyệt.
Quản lý & Người Phê duyệt
Xem xét và phê duyệt yêu cầu từ dashboard tập trung với đầy đủ ngữ cảnh để quyết định nhanh.
Quản trị HR
Thiết kế và quản lý mẫu workflow, giám sát hiệu quả quy trình và đảm bảo tuân thủ chính sách tổ chức.
Phòng Tuân thủ & Pháp lý
Đảm bảo quy trình tổ chức tuân theo chính sách phê duyệt đã xác định với nhật ký kiểm toán đầy đủ cho tuân thủ quy định.
Cách Tổ chức Sử dụng Quy trình Phê duyệt
Đơn Nghỉ phép & Phê duyệt
Tổ chức muốn thay thế đơn nghỉ phép qua email bằng quy trình phê duyệt có cấu trúc, kiểm tra số ngày phép còn lại, chuyển cho đúng người phê duyệt và tự động cập nhật hồ sơ chấm công.
- Nhân viên nộp đơn nghỉ phép qua biểu mẫu đơn giản với chọn ngày
- Hệ thống tự động kiểm tra số ngày phép còn lại trước khi nộp
- Yêu cầu chuyển cho quản lý trực tiếp phê duyệt dựa trên sơ đồ tổ chức
- Quản lý xem lịch nhóm và phê duyệt hoặc từ chối với bình luận
- Nghỉ phép đã phê duyệt tự động phản ánh trong hệ thống chấm công
- Toàn bộ lịch sử đơn nghỉ phép được lưu cho cả nhân viên và hồ sơ HR
Xem xét & Xác nhận Chính sách
HR xuất bản chính sách công ty đã cập nhật và cần tất cả nhân viên bị ảnh hưởng xem xét và xác nhận trong thời hạn, với theo dõi cho tuân thủ.
- HR xuất bản tài liệu chính sách đã cập nhật vào hệ thống workflow
- Yêu cầu xác nhận tự động gửi cho tất cả nhân viên bị ảnh hưởng
- Nhân viên đọc chính sách và nộp xác nhận kỹ thuật số
- Dashboard hiển thị tiến trình thời gian thực - ai đã xác nhận và ai chưa
- Nhắc nhở tự động gửi cho nhân viên chưa xác nhận trước hạn chót
- Báo cáo tuân thủ cuối cùng cho thấy 100% xác nhận với dấu thời gian
Phê duyệt Chi phí với Phân tuyến Điều kiện
Công ty cần chi phí được phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền dựa trên số tiền - chi phí nhỏ do quản lý trực tiếp, chi phí lớn cần phê duyệt giám đốc hoặc phó tổng.
- Workflow chi phí được cấu hình với quy tắc phân tuyến dựa trên số tiền
- Yêu cầu dưới 5 triệu VND chuyển chỉ cho quản lý trực tiếp
- Yêu cầu 5-20 triệu VND cần phê duyệt cả quản lý và trưởng phòng
- Yêu cầu trên 20 triệu VND leo thang lên phó tổng với tài liệu hỗ trợ bắt buộc
- Người phê duyệt thấy chi tiết chi phí, hóa đơn và phân bổ dự án
- Chi phí đã phê duyệt tự động chuyển cho tài chính xử lý
Sử dụng Quy trình Phê duyệt Từng Bước
1
Thiết kế Workflow
Sử dụng trình tạo workflow trực quan để định nghĩa các bước trong quy trình phê duyệt. Thêm bước phê duyệt, đặt điều kiện phân tuyến, xác định ai phê duyệt ở mỗi cấp và cấu hình thông báo và quy tắc leo thang. Lưu thành mẫu để tái sử dụng.
2
Nộp Yêu cầu
Nhân viên nộp yêu cầu qua biểu mẫu workflow phù hợp. Hệ thống xác thực nộp bài, kiểm tra điều kiện tiên quyết và tự động chuyển cho người phê duyệt đầu tiên với tất cả thông tin liên quan.
3
Xem xét & Phê duyệt
Người phê duyệt nhận thông báo và xem xét yêu cầu từ dashboard. Họ có thể phê duyệt, từ chối hoặc yêu cầu thêm thông tin. Cho workflow nhiều cấp, yêu cầu đã phê duyệt tự động chuyển cho người phê duyệt tiếp theo.
4
Theo dõi & Phân tích
Giám sát tất cả workflow đang hoạt động, xem phân tích quy trình và xác định nút thắt. Tạo báo cáo về thời gian phê duyệt, tỷ lệ hoàn thành và chỉ số tuân thủ. Tối ưu workflow dựa trên dữ liệu hiệu suất.
Chi tiết Tính năng Đầy đủ
Trình tạo Workflow
Thiết kế quy trình phê duyệt trực quan với trình tạo linh hoạt, không cần code.
Loại Phê duyệt
Hỗ trợ các loại hành động phê duyệt và workflow khác nhau.
Thông báo & Nhắc nhở
Giữ workflow tiến triển với thông báo tự động ở mỗi bước.
Nhật ký Kiểm toán & Tuân thủ
Hồ sơ đầy đủ của mọi hành động workflow cho tuân thủ và trách nhiệm giải trình.
Phân tích & Tối ưu
Đo lường hiệu suất workflow và tối ưu quy trình phê duyệt.
Tích hợp với Module HR
Workflow kết nối với các module Noova khác để tự động hóa quy trình end-to-end.
Câu hỏi Thường gặp
Các câu hỏi phổ biến về Quy trình Phê duyệt
Sẵn sàng Tự động hóa Quy trình Phê duyệt?
Xây dựng workflow có cấu trúc cho phê duyệt, xác nhận và chữ ký. Loại bỏ chuyển tiếp thủ công, giảm chậm trễ và duy trì nhật ký kiểm toán đầy đủ.
