Nền tảng Cơ cấu Tổ chức Hoàn chỉnh
Quản trị Tổ chức là module cốt lõi để cấu trúc phân cấp công ty, quản lý nhân viên và theo dõi chức danh. Đơn vị tổ chức tạo thành cây cha-con với tự động theo dõi đường dẫn và độ sâu, có thể xem dạng danh sách, sơ đồ hoặc ma trận. Nhân viên hỗ trợ phân công đa đơn vị và đa chức danh với 5 trạng thái (hoạt động, ngưng, nghỉ việc, nghỉ phép, thử việc) và theo dõi vòng đời đầy đủ. Chức danh theo dõi biên chế (kế hoạch so với thực tế) và liên kết yêu cầu năng lực và kỹ năng. Bảng điều khiển cung cấp thẻ KPI, biểu đồ biên chế theo phòng ban, phân bố giới tính, phân tích thâm niên và xu hướng biến động. Tất cả dữ liệu có thể nhập qua CSV, Excel hoặc phân tích AI, và xuất sang CSV/Excel.
Ba Chế độ Xem
Đơn vị tổ chức hiển thị dạng cây danh sách với mở rộng/thu gọn và điều hướng breadcrumb, sơ đồ tổ chức tương tác với kéo/thu phóng và lọc theo độ sâu, hoặc ma trận biên chế (chức danh × đơn vị).
Hồ sơ Nhân viên Phong phú
Mỗi nhân viên có thông tin cá nhân, học vấn, chứng chỉ, lưu trữ CV, hồ sơ giảng viên (nếu có), phân công đa đơn vị/đa chức danh, lịch sử việc làm và theo dõi thăng chức.
Bảng điều khiển & Phân tích
Thẻ KPI (tổng nhân viên, hoạt động, nghỉ phép, thử việc, tuyển mới gần đây), biên chế theo phòng ban, phân bố giới tính, phân bố trạng thái, phân tích thâm niên, xu hướng biến động, và widget cảnh báo.
Phân quyền Chi tiết
14+ quyền bao gồm Nhân viên (xem/tạo/sửa/xóa), Đơn vị (xem/tạo/sửa/xóa/quản lý), Chức danh (xem/tạo/sửa/xóa/quản lý), và Nhóm Nhân viên (xem/quản lý/gán đào tạo).
Quản trị Tổ chức Hỗ trợ Gì
Cơ cấu Công ty Phân cấp
Mô hình hóa toàn bộ tổ chức dưới dạng cây phân cấp đơn vị với số cấp không giới hạn, tự động theo dõi đường dẫn, và nhiều chế độ trực quan hóa cho các đối tượng khác nhau.
Dữ liệu Nhân viên Tập trung
Duy trì một nguồn sự thật duy nhất cho tất cả hồ sơ nhân viên - thông tin cá nhân, phân công đơn vị, chức danh, trạng thái, học vấn, chứng chỉ và lịch sử việc làm - truy cập được bởi HR và quản lý.
Tầm nhìn Biên chế
Theo dõi chức danh kế hoạch so với thực tế trong toàn tổ chức. Xem phân bố biên chế qua chế độ xem ma trận hiển thị chức danh × đơn vị trong một cái nhìn.
Thử việc & Hội nhập
Quản lý thử việc nhân viên mới với kế hoạch có cấu trúc chứa mục tiêu và chỉ tiêu năng lực. Thực hiện đánh giá ở giai đoạn giữa kỳ, cuối kỳ và gia hạn với kết quả quyết định rõ ràng.
Ai Sử dụng Quản trị Tổ chức
Quản lý Nhân sự
Tạo và duy trì cơ cấu tổ chức, quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi biên chế, thực hiện đánh giá thử việc, và giám sát chỉ số nhân lực qua bảng điều khiển.
Trưởng Phòng ban
Xem cơ cấu phòng ban, thành viên và chức danh, theo dõi tỷ lệ lấp đầy biên chế, và quản lý phân công quản lý trong phạm vi của mình.
Quản lý Đào tạo
Gán nội dung đào tạo (khóa học, bài thi, chương trình, khảo sát) cho chức danh, đơn vị hoặc nhóm nhân viên. Sử dụng job gán hàng loạt cho triển khai đào tạo quy mô lớn.
Quản trị viên Hệ thống
Cấu hình phân quyền, quản lý bộ vai trò mẫu, thiết lập cơ cấu tổ chức và xử lý nhập dữ liệu. Kiểm soát người dùng nào có thể xem, tạo hoặc sửa đổi dữ liệu tổ chức.
Cách Tổ chức Sử dụng Module Này
Thiết lập Cơ cấu Công ty
Một công ty cần số hóa cơ cấu tổ chức và thiết lập nguồn sự thật duy nhất cho phòng ban, nhóm và quan hệ báo cáo.
- Tạo đơn vị tổ chức phân cấp đại diện cho công ty → khối → phòng → nhóm với cấu trúc cây parentId
- Phân công quản lý Chính và Phó cho mỗi đơn vị với phạm vi ĐƠN VỊ & CON TRỰC TIẾP cho quyền hạn theo tầng
- Sử dụng sơ đồ tổ chức tương tác để trực quan hóa toàn bộ phân cấp với kéo/thu phóng cho thuyết trình
- Nhập 300+ nhân viên qua tải Excel, gán mỗi người vào đơn vị chính và chức danh
- Theo dõi biên chế kế hoạch so với thực tế theo chức danh để xác định vùng thiếu nhân sự qua chế độ xem ma trận
Danh bạ Nhân viên & Lọc Thông minh
HR cần cơ sở dữ liệu nhân viên có thể tìm kiếm để nhanh chóng tìm nhân viên theo nhiều tiêu chí và quản lý dữ liệu nhân viên đa phòng ban.
- Thiết lập danh bạ nhân viên với bộ lọc thông minh - tìm theo tên, email, mã, chức danh, đơn vị hoặc trạng thái
- Gán nhân viên cho nhiều đơn vị (chính + phụ) cho vai trò liên phòng ban
- Tạo nhóm nhân viên cho đội dự án và ủy ban đặc biệt, cho phép gán đào tạo hàng loạt
- Sử dụng xuất CSV hàng loạt với bộ lọc đang hoạt động để tạo danh sách nhân viên theo phòng ban
- Cấu hình bộ lọc khoảng thời gian để theo dõi nhân viên mới tuyển trong khoảng thời gian cụ thể
Theo dõi Thử việc Nhân viên Mới
Tổ chức muốn quy trình thử việc có cấu trúc cho nhân viên mới với mục tiêu rõ ràng, đánh giá và quyết định chuyển đổi.
- Tạo kế hoạch thử việc với mục tiêu cụ thể (mỗi mục tiêu có mã, mô tả, trọng số và chỉ tiêu đo lường) và chỉ tiêu năng lực
- Thực hiện đánh giá giữa kỳ với chấm điểm từng mục tiêu và tỷ lệ đạt được
- Đánh giá cuối kỳ đưa ra quyết định rõ ràng: CHUYỂN ĐỔI (thành chính thức), GIA HẠN (thử việc), hoặc CHẤM DỨT
- Trạng thái vòng đời nhân viên tự động cập nhật: THỬ VIỆC → CHUYỂN ĐỔI hoặc GIA HẠN THỬ VIỆC
- Cảnh báo bảng điều khiển thông báo HR về thời hạn thử việc sắp kết thúc qua widget 'Thử việc Sắp hết hạn'
Thiết lập Tổ chức trong Bốn Bước
1
Tạo Đơn vị Tổ chức và Phân cấp
Xây dựng cơ cấu công ty bằng cách tạo đơn vị tổ chức với quan hệ cha-con. Mỗi đơn vị tự động theo dõi đường dẫn và độ sâu. Xem phân cấp ở chế độ danh sách cây với mở rộng/thu gọn, chuyển sang sơ đồ tổ chức cho trình bày trực quan, hoặc sử dụng chế độ xem ma trận để phân tích biên chế chức danh. Nhập đơn vị từ CSV/Excel hoặc sử dụng phân tích AI.
2
Định nghĩa Chức danh và Biên chế
Tạo chức danh với tên, mã và mô tả. Gán chức danh cho một hoặc nhiều đơn vị. Đặt biên chế kế hoạch theo chức danh để theo dõi mục tiêu tuyển dụng. Liên kết yêu cầu năng lực và kỹ năng từ các module khung. Nhóm các chức danh liên quan vào nhóm chức danh cho thao tác hàng loạt.
3
Thêm Nhân viên và Phân công Vai trò
Thêm nhân viên thủ công hoặc nhập hàng loạt từ CSV/Excel với phân tích bằng AI. Gán mỗi nhân viên vào đơn vị và chức danh chính, với phân công phụ tùy chọn. Đặt trạng thái nhân viên (hoạt động, ngưng, nghỉ phép, thử việc). Liên kết tài khoản hệ thống, quản lý học vấn và chứng chỉ, và tạo nhóm nhân viên để phân loại đội nhóm.
4
Giám sát Bảng điều khiển và Quản lý Thử việc
Sử dụng bảng điều khiển để theo dõi KPI: tổng nhân viên, số lượng hoạt động, nghỉ phép, thử việc và tuyển mới gần đây. Xem biểu đồ biên chế theo phòng ban, phân bố giới tính, phân bố trạng thái và xu hướng biến động. Thiết lập kế hoạch thử việc với mục tiêu và chỉ tiêu năng lực. Thực hiện đánh giá và theo dõi chuyển đổi vòng đời. Sử dụng trình tạo báo cáo để tạo báo cáo tùy chỉnh và lưu để sử dụng lại.
Phân tích Tính năng Chi tiết
Quản lý Đơn vị với 3 Chế độ Xem
Tạo và quản lý đơn vị tổ chức trong cây phân cấp với số cấp không giới hạn.
- Danh sách cây - mở rộng/thu gọn nút, điều hướng breadcrumb, quản lý thứ tự sắp xếp
- Sơ đồ tổ chức - trực quan hóa phân cấp tương tác với kéo/thu phóng và lọc theo độ sâu
- Chế độ xem ma trận - lưới biên chế chức danh × đơn vị với tìm kiếm, lọc độ sâu và xuất CSV
- Bộ lọc thông minh - lọc theo đơn vị (chính xác hoặc cây con) với toán tử EQ và IN
- Nhập từ CSV/Excel hoặc phân tích văn bản bằng AI - xuất sang CSV/Excel
- Tạo, sửa, xóa, di chuyển đơn vị trong phân cấp
Danh bạ & Hồ sơ Nhân viên
Cơ sở dữ liệu nhân viên toàn diện với hồ sơ phong phú và khả năng tìm kiếm nâng cao.
- 6 bộ lọc thông minh - tên, email, mã, chức danh, đơn vị, trạng thái - với toán tử EQ và CONTAIN
- 5 trạng thái nhân viên - hoạt động, ngưng, nghỉ việc, nghỉ phép, thử việc
- Phân công đa đơn vị và đa chức danh - chính + phụ cho vai trò liên phòng ban
- Hồ sơ phong phú - học vấn, chứng chỉ, lưu trữ CV, hồ sơ giảng viên, nhãn
- Nhóm nhân viên - tạo nhóm để phân loại hàng loạt và gán đào tạo
- Nhập hàng loạt từ CSV/Excel với phân tích AI - xuất hàng loạt với bộ lọc
Chức danh & Theo dõi Biên chế
Định nghĩa chức danh với chỉ số nhân sự và liên kết yêu cầu năng lực và kỹ năng.
- Theo dõi biên chế kế hoạch so với thực tế theo chức danh
- Gán đa đơn vị - gán chức danh cho nhiều phòng ban
- Yêu cầu năng lực - liên kết khung năng lực với mức yêu cầu (1-10), cờ bắt buộc và trọng số
- Yêu cầu kỹ năng - liên kết khung kỹ năng với mức yêu cầu, cờ bắt buộc và khoảng thời gian hiệu lực
- Nhóm chức danh - nhóm chức danh cho thao tác hàng loạt
- Trang chi tiết chức danh - tab thông tin, năng lực, kỹ năng, thành viên và đào tạo
Phân công Quản lý & Ủy quyền
Phân công quản lý cho đơn vị với loại, phạm vi và hiệu lực theo thời gian linh hoạt.
- 4 loại quản lý - Chính, Phó, Tạm quyền, Ủy quyền
- 3 mức phạm vi - Chỉ Đơn vị, Đơn vị & Con trực tiếp, Đơn vị & Tất cả cấp dưới
- Hiệu lực theo thời gian - ngày bắt đầu/kết thúc với theo dõi trạng thái hoạt động/ngưng/hết hạn
- Theo dõi ủy quyền - ghi nhận ai ủy quyền, lý do và ghi chú
- Phương thức trợ giúp - lấy quản lý đang hoạt động, quản lý chính, tất cả đơn vị được quản lý của người dùng
Quản lý Thử việc
Cấu trúc thử việc nhân viên mới với kế hoạch, mục tiêu, đánh giá và chuyển đổi vòng đời.
- Kế hoạch thử việc - định nghĩa mục tiêu (mã, mô tả, trọng số, chỉ tiêu đo lường) và chỉ tiêu năng lực
- Đánh giá - giai đoạn giữa kỳ, cuối kỳ và gia hạn với chấm điểm từng mục tiêu và tỷ lệ đạt được
- Kết quả quyết định - Chuyển đổi (thành chính thức), Gia hạn, Chấm dứt hoặc Chưa quyết định
- Tự động cập nhật vòng đời - chuyển trạng thái từ THỬ VIỆC sang CHUYỂN ĐỔI, GIA HẠN hoặc CHẤM DỨT
- Cảnh báo bảng điều khiển - widget 'Thử việc Sắp hết hạn' và 'Thiếu Tài khoản'
Bảng điều khiển, Phân tích & Báo cáo
Giám sát chỉ số nhân lực qua thẻ KPI, biểu đồ và trình tạo báo cáo.
- Thẻ KPI - tổng nhân viên, hoạt động, nghỉ phép, thử việc, tuyển mới gần đây
- Biểu đồ - biên chế theo phòng ban, phân bố giới tính, phân bố trạng thái, phân tích thâm niên, xu hướng biến động
- Bảng điều khiển nhân viên - bảng tuyển mới, cảnh báo thử việc, cảnh báo thiếu tài khoản
- Trình tạo báo cáo - chọn trường tùy chỉnh, cấu hình bộ lọc, xem trước và xuất CSV
- Báo cáo đã lưu - lưu, chạy lại và quản lý cấu hình báo cáo
- Gán đào tạo - gán khóa học, bài thi, chương trình cho chức danh, đơn vị hoặc nhóm nhân viên với job hàng loạt
Câu hỏi Thường gặp
Các câu hỏi phổ biến về Quản trị Tổ chức
Sẵn sàng Cấu trúc Tổ chức?
Thiết lập phân cấp tổ chức, quản lý nhân viên, theo dõi biên chế và giám sát chỉ số nhân lực - tất cả trong một nền tảng.
