Một Nền tảng cho Mọi Tài liệu Doanh nghiệp
Quản lý Tài liệu Noova thay thế các ổ đĩa chia sẻ phân tán, tệp đính kèm email và hệ thống lưu trữ rời rạc bằng một trung tâm tài liệu tập trung, có tổ chức và an toàn. Mỗi tài liệu có chủ sở hữu rõ ràng, phân loại, lịch sử phiên bản và chính sách truy cập. Kết hợp với phê duyệt quy trình, nhóm của bạn luôn làm việc với phiên bản mới nhất đã được phê duyệt.
Trung tâm Tài liệu Tập trung
Lưu trữ tất cả tài liệu công ty - chính sách, SOP, hợp đồng, sổ tay, tài liệu đào tạo - trên một nền tảng có thể tìm kiếm, có tổ chức và được phân quyền.
Quản lý Phiên bản Tự động
Mỗi lần chỉnh sửa tự động tạo phiên bản mới. Xem lịch sử thay đổi, so sánh phiên bản và khôi phục phiên bản trước khi cần.
Kiểm soát Tuân thủ
Nhật ký kiểm toán tích hợp, nhật ký truy cập và quy trình phê duyệt đáp ứng yêu cầu tuân thủ. Theo dõi ai đã truy cập, chỉnh sửa hoặc phê duyệt mọi tài liệu.
Kết nối với Quy trình HR
Tài liệu tích hợp với onboarding, đào tạo, đánh giá hiệu suất và các quy trình HR khác. Tự động chia sẻ tài liệu phù hợp đúng thời điểm.
Quản lý Tài liệu Mang lại Những gì
Nguồn Thông tin Duy nhất
Loại bỏ nhầm lẫn từ nhiều phiên bản tệp nằm rải rác trên email, ổ đĩa chia sẻ và ứng dụng nhắn tin. Mọi người truy cập cùng một phiên bản mới nhất đã được phê duyệt từ một nơi tập trung.
Tuân thủ Quy định
Đáp ứng yêu cầu kiểm toán và tuân thủ với theo dõi vòng đời tài liệu đầy đủ. Mọi lượt xem, chỉnh sửa, phê duyệt và tải về đều được ghi nhận với dấu thời gian và danh tính người dùng.
Quy trình Tài liệu Nhanh hơn
Thay thế chuyển tiếp thủ công bằng quy trình phê duyệt tự động. Tài liệu di chuyển qua các giai đoạn xem xét, phê duyệt và xuất bản với thông báo ở mỗi bước.
Bảo mật Thông tin
Kiểm soát chính xác ai có thể truy cập tài liệu nhạy cảm. Đặt quyền theo vai trò, phòng ban hoặc cá nhân. Ngăn chặn tải về hoặc chia sẻ trái phép tài liệu mật.
Ai Sử dụng Quản lý Tài liệu
Phòng Nhân sự & Tuân thủ
Quản lý chính sách công ty, sổ tay nhân viên, tài liệu tuân thủ và hồ sơ kiểm toán với kiểm soát phiên bản và quy trình phê duyệt.
Trưởng Phòng/Ban
Tổ chức tài liệu nhóm, quy trình vận hành tiêu chuẩn và tệp dự án với kiểm soát truy cập và truy xuất dễ dàng.
Phòng Đào tạo & Phát triển
Quản lý tài liệu đào tạo, tài liệu khóa học, hồ sơ chứng chỉ và tài nguyên học tập trong thư viện có tổ chức, dễ truy cập.
Tất cả Nhân viên
Truy cập tài liệu công ty, chính sách, biểu mẫu và tài nguyên từ một cổng tự phục vụ duy nhất mà không cần tìm kiếm qua email hoặc ổ đĩa chia sẻ.
Cách Tổ chức Sử dụng Quản lý Tài liệu
Quản lý Chính sách & Tuân thủ
Tổ chức cần quản lý hàng trăm tài liệu chính sách qua các phòng ban, đảm bảo nhân viên xem xét chính sách đã cập nhật và duy trì hồ sơ sẵn sàng kiểm toán.
- Tất cả chính sách công ty được tập trung với phân loại rõ ràng theo phòng ban và loại
- Kiểm soát phiên bản theo dõi mọi cập nhật chính sách với lịch sử thay đổi
- Quy trình phê duyệt chuyển thay đổi chính sách qua xem xét pháp lý, HR và ban lãnh đạo
- Thông báo tự động gửi đến nhân viên bị ảnh hưởng khi chính sách được cập nhật
- Theo dõi xác nhận nhân viên đảm bảo mọi người đã xem xét chính sách hiện hành
- Báo cáo kiểm toán cho thấy vòng đời tài liệu đầy đủ và lịch sử truy cập
Quản lý SOP cho Vận hành
Công ty với nhiều nhóm cần chuẩn hóa hoạt động qua SOP, đảm bảo nhóm luôn làm việc với quy trình mới nhất và theo dõi tuân thủ.
- SOP phòng ban được tổ chức trong thư mục có cấu trúc với quyền sở hữu rõ ràng
- Tạo SOP dựa trên mẫu đảm bảo tính nhất quán giữa các phòng ban
- Kiểm soát phiên bản ngăn nhóm sử dụng quy trình lỗi thời
- Kiểm soát truy cập giới hạn chỉnh sửa SOP cho người sở hữu quy trình được ủy quyền
- Chu kỳ xem xét được lên lịch để đảm bảo SOP thường xuyên được cập nhật
- Tích hợp đào tạo liên kết SOP với chương trình đào tạo liên quan
Gói Tài liệu Onboarding
HR cần chia sẻ bộ tài liệu với mỗi nhân viên mới trong quá trình onboarding - hợp đồng lao động, sổ tay, chính sách và biểu mẫu phúc lợi - và theo dõi hoàn thành.
- Gói tài liệu onboarding được tạo với tất cả tài liệu bắt buộc
- Nhân viên mới tự động nhận quyền truy cập gói tài liệu vào ngày đầu tiên
- Xác nhận kỹ thuật số được thu thập cho mỗi tài liệu bắt buộc
- Dashboard HR hiển thị nhân viên mới nào đã hoàn thành xem xét tài liệu
- Tài liệu tự động liên kết với quy trình onboarding trong quản lý vòng đời nhân viên
- Tài liệu hết hạn hoặc cập nhật tự động được thay thế trong các gói tương lai
Sử dụng Quản lý Tài liệu Từng Bước
1
Tổ chức Thư viện Tài liệu
Tạo cấu trúc thư mục phù hợp với tổ chức. Thiết lập danh mục, thẻ và trường siêu dữ liệu. Định nghĩa loại tài liệu như chính sách, SOP, hợp đồng, biểu mẫu và sổ tay. Gán quyền cấp thư mục để kiểm soát truy cập theo phòng ban hoặc vai trò.
2
Tải lên & Phân loại Tài liệu
Tải tài liệu lên riêng lẻ hoặc hàng loạt. Gán phân loại, thẻ, chủ sở hữu và ngày hết hạn. Hệ thống tự động tạo phiên bản đầu tiên và lập chỉ mục nội dung để tìm kiếm. Đặt quyền truy cập cho mỗi tài liệu hoặc kế thừa từ thư mục.
3
Thiết lập Quy trình Phê duyệt
Cấu hình quy trình phê duyệt cho các loại tài liệu khác nhau. Xác định ai cần xem xét và phê duyệt trước khi xuất bản. Thiết lập thông báo tự động và quy tắc leo thang. Tài liệu ở trạng thái nháp cho đến khi được phê duyệt đầy đủ.
4
Chia sẻ, Theo dõi & Duy trì
Chia sẻ tài liệu với nhóm hoặc cá nhân. Theo dõi lượt xem, tải về và xác nhận. Nhận cảnh báo khi tài liệu đến hạn xem xét. Cập nhật tài liệu với tạo phiên bản tự động và quy trình phê duyệt lại.
Chi tiết Tính năng Đầy đủ
Tổ chức Tài liệu
Cấu trúc tài liệu theo hệ thống phân cấp logic, có thể tìm kiếm với phân loại linh hoạt.
Kiểm soát Phiên bản
Theo dõi mọi thay đổi với quản lý phiên bản tự động và lịch sử thay đổi đầy đủ.
Kiểm soát Truy cập & Bảo mật
Phân quyền chi tiết đảm bảo đúng người truy cập đúng tài liệu.
Quy trình Phê duyệt
Chuyển tài liệu qua quy trình xem xét và phê duyệt có cấu trúc.
Nhật ký Kiểm toán & Tuân thủ
Theo dõi đầy đủ mọi hành động để tuân thủ và trách nhiệm giải trình.
Tích hợp với Quy trình HR
Tài liệu kết nối liền mạch với các quy trình HR và đào tạo khác.
Câu hỏi Thường gặp
Các câu hỏi phổ biến về Quản lý Tài liệu
Sẵn sàng Tập trung Tài liệu Doanh nghiệp?
Tổ chức, bảo mật và kiểm soát tất cả tài liệu doanh nghiệp trên một nền tảng với quản lý phiên bản, quy trình phê duyệt và nhật ký kiểm toán đầy đủ.
