Hệ thống quản lý toàn bộ vòng đời cuộc họp
Quản lý cuộc họp xử lý toàn bộ vòng đời từ tạo đến hoàn thành. Cuộc họp tự động chuyển qua năm trạng thái - nháp, đã lên lịch, đang diễn ra, đã hoàn thành và đã hủy - với cập nhật tự động dựa trên thời gian bắt đầu và kết thúc. Hệ thống hỗ trợ ba loại địa điểm (online, offline, hybrid), năm nền tảng online, đặt phòng vật lý với phòng chống xung đột, phản hồi tham gia, nghị sự có cấu trúc, tài liệu đính kèm, nhắc nhở, đồng bộ lịch và báo cáo tổ chức.
Vòng đời trạng thái tự động
Cuộc họp tự động chuyển qua nháp → đã lên lịch → đang diễn ra → đã hoàn thành dựa trên thời gian cuộc họp. Cuộc họp bị hủy ghi lại ai đã hủy và lý do.
Ba loại địa điểm
Mỗi cuộc họp là online, offline hoặc hybrid. Cuộc họp online kết nối với nền tảng video. Cuộc họp offline liên kết với phòng vật lý có thể đặt. Hybrid kết hợp cả hai.
7 danh mục mẫu
Lưu và tái sử dụng cấu hình cuộc họp với mẫu: họp nhóm, one-on-one, standup, retrospective, planning, review hoặc tùy chỉnh - mỗi mẫu có thời lượng, nền tảng, nghị sự và nhắc nhở mặc định.
Báo cáo tích hợp
Xem số lượng cuộc họp theo trạng thái và loại địa điểm, trung bình người tham gia, tổng giờ họp và phân tích xu hướng theo ngày, tuần hoặc tháng.
Quản lý cuộc họp giúp bạn làm gì
Truy cập cuộc họp online thống nhất
Chọn Noova Meet cho tích hợp sẵn (phòng tạo tự động), hoặc sử dụng Zoom, Teams, Google Meet hay bất kỳ nền tảng tùy chỉnh nào. Tất cả thông tin cuộc họp lưu tại một nơi bất kể nền tảng.
Đặt phòng vật lý với phòng chống xung đột
Định nghĩa phòng với tòa nhà, tầng, sức chứa và thiết bị (máy chiếu, bảng trắng, TV, điện thoại, video conferencing, máy tính). Hệ thống kiểm tra tình trạng trống trước khi đặt và hỗ trợ quy trình phê duyệt tùy chọn.
Lên lịch có cấu trúc với nhắc nhở
Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc với hỗ trợ múi giờ. Cấu hình nhắc nhở ở các khoảng tùy chỉnh - 1 ngày, 1 giờ hoặc 15 phút trước - qua email, thông báo trong ứng dụng hoặc SMS.
Cuộc họp theo chương trình nghị sự
Xây dựng nghị sự với các mục có tiêu đề, phân bổ thời gian, người trình bày được chỉ định và ghi chú mỗi mục. Đính kèm tài liệu hỗ trợ cho người tham gia xem trước cuộc họp.
Ai sử dụng Quản lý cuộc họp
Quản lý & Trưởng nhóm
Lên lịch họp nhóm, one-on-one và đồng bộ dự án. Theo dõi phản hồi người tham gia, quản lý nghị sự và sử dụng mẫu cho các loại họp định kỳ như standup và retrospective.
Đội ngũ hành chính
Quản lý phòng họp vật lý của tổ chức. Theo dõi sức chứa, thiết bị và tình trạng trống. Kiểm soát đặt phòng với quy trình phê duyệt tùy chọn.
Người tham gia cuộc họp
Phản hồi lời mời cuộc họp, xem nghị sự trước cuộc họp, truy cập tài liệu đính kèm và tham gia cuộc họp online bằng một click từ trang chi tiết cuộc họp.
Quản trị HR & Tổ chức
Xem thống kê cuộc họp trên toàn tổ chức, giám sát xu hướng cuộc họp theo thời gian và truy cập báo cáo về số lượng, điểm danh và tình hình sử dụng phòng.
Cách tổ chức sử dụng Quản lý cuộc họp
Chuẩn hóa cuộc họp nhóm với mẫu
Đội kỹ thuật cần tổ chức daily standup, weekly sprint planning và bi-weekly retrospective nhất quán trên nhiều nhóm.
- Tạo mẫu cho standup, planning và retrospective với thời lượng mặc định (15, 60 và 45 phút)
- Mỗi mẫu có nghị sự dựng sẵn với các mục có thời gian và vai trò người trình bày
- Nền tảng mặc định đặt là Noova Meet cho tạo phòng tự động
- Nhắc nhở cấu hình: email 1 giờ trước, thông báo 15 phút trước
- Các nhóm tạo cuộc họp từ mẫu bằng một click - format nhất quán trên tất cả nhóm
Quản lý đặt phòng vật lý với phê duyệt
Trụ sở công ty với 15 phòng họp cần ngăn chặn đặt trùng và đảm bảo phòng có thiết bị đặc biệt được dành cho cuộc họp cần thiết.
- Định nghĩa phòng với sức chứa, tòa nhà, tầng và chi tiết thiết bị
- Phòng cao cấp có thiết bị video conferencing yêu cầu phê duyệt trước khi đặt
- Đội admin được chỉ định làm người phê duyệt cho phòng cao cấp; phòng thường đặt được ngay
- Kiểm tra tình trạng trống tự động ngăn đặt trùng lặp
- Giờ hoạt động đặt trong giờ hành chính các ngày trong tuần
Cuộc họp online đa nền tảng
Tổ chức sử dụng các nền tảng video khác nhau cho mục đích khác nhau - Noova Meet cho đào tạo nội bộ, Zoom cho họp khách hàng, và Teams cho cộng tác đối tác.
- Cuộc họp nội bộ dùng Noova Meet - phòng tạo tự động không cần thiết lập thêm
- Cuộc họp khách hàng dùng Zoom với link và mật khẩu lưu tập trung
- Cuộc họp đối tác dùng Teams với link tham gia đồng bộ sang Google Calendar và Outlook
- Người tham gia nhận link tham gia theo nền tảng trong email nhắc nhở
- Tất cả cuộc họp hiển thị trong một chế độ xem lịch bất kể nền tảng
Tạo và quản lý cuộc họp
1
Tạo cuộc họp
Nhấn "Tạo cuộc họp" và điền tiêu đề, mô tả, loại (một lần hoặc định kỳ). Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc với múi giờ. Chọn loại địa điểm: online, offline hoặc hybrid. Cho cuộc họp online, chọn nền tảng - Noova Meet tạo phòng tự động, hoặc dán link Zoom/Teams/Google Meet. Cho offline, chọn phòng vật lý.
2
Thêm người tham gia và nghị sự
Mời người tham gia bằng cách chọn nhân viên hoặc nhập email bên ngoài. Phân vai trò cho mỗi người (người dự, người trình bày hoặc điều phối) và đánh dấu bắt buộc hoặc tùy chọn. Xây dựng nghị sự với các mục, phân bổ thời gian, người trình bày và ghi chú. Đính kèm tài liệu hỗ trợ.
3
Cấu hình nhắc nhở và xuất bản
Thiết lập nhắc nhở bằng cách chọn kênh (email, thông báo hoặc SMS) và thời gian gửi trước cuộc họp. Cấu hình hiển thị (mọi người, chỉ người tham gia hoặc phòng ban). Lưu nháp hoặc xuất bản ngay - cuộc họp xuất bản sẽ gửi lời mời và đồng bộ sự kiện lịch tự động.
4
Theo dõi phản hồi và tổ chức cuộc họp
Giám sát phản hồi tham gia từ trang chi tiết cuộc họp. Khi đến giờ họp, trạng thái tự động cập nhật thành đang diễn ra. Người tham gia vào qua link nền tảng. Sau khi cuộc họp kết thúc, trạng thái tự động chuyển sang hoàn thành và email tóm tắt được gửi cho người tổ chức.
Chi tiết đầy đủ tính năng
Lịch cuộc họp
Giao diện lịch trực quan với nhiều chế độ xem để duyệt và quản lý cuộc họp.
Quản lý phòng vật lý
Định nghĩa, đặt và quản lý phòng họp với theo dõi thiết bị và quy trình phê duyệt.
Năm nền tảng họp online
Kết nối cuộc họp với Noova Meet, Zoom, Teams, Google Meet hoặc bất kỳ nền tảng tùy chỉnh nào.
Quản lý người tham gia & Phản hồi
Mời nhân viên nội bộ và khách bên ngoài với phân vai trò và theo dõi phản hồi.
Quản lý nghị sự & Tài liệu
Cấu trúc nội dung cuộc họp với các mục nghị sự có thời gian và tệp đính kèm.
Nhắc nhở & Thông báo
Nhắc nhở tự động đa kênh với thông báo theo vòng đời cuộc họp.
Mẫu cuộc họp
Lưu cấu hình cuộc họp tái sử dụng cho các loại họp phổ biến.
Báo cáo & Thống kê cuộc họp
Tổng hợp dữ liệu cuộc họp cho insights toàn tổ chức.
Quyền theo vai trò
Quyền chi tiết bao gồm quản lý cuộc họp, vận hành phòng và quản trị.
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi phổ biến về Quản lý cuộc họp
Sẵn sàng tối ưu quy trình cuộc họp?
Lên lịch, đặt phòng, theo dõi phản hồi tham gia và báo cáo cuộc họp - tất cả tích hợp với nền tảng HR, chương trình đào tạo và cấu trúc tổ chức.
