Hệ Thống Tự Động Hóa Theo Sự Kiện Hoàn Chỉnh
Noova Automation là engine dựa trên quy tắc, lắng nghe sự kiện trên toàn nền tảng và thực thi hành động đã cấu hình khi điều kiện được đáp ứng. Mỗi automation kết nối trigger sự kiện với một hoặc nhiều hành động thông qua lớp điều kiện, với toàn quyền kiểm soát thời gian và lặp lại. Automation đi qua các trạng thái Draft → Review → Published → Archived, và có thể tạm dừng hoặc kích hoạt lại bất cứ lúc nào. Tất cả thực thi được ghi log với theo dõi thành công/thất bại.
Mô Hình Sự Kiện → Điều Kiện → Hành Động
Mỗi automation theo luồng rõ ràng: sự kiện kích hoạt, điều kiện lọc xem có nên chạy không, và hành động thực thi phản hồi. Nhiều hành động trên mỗi automation, nhiều điều kiện trên mỗi quy tắc.
Nhóm Automation
Tổ chức automation thành các nhóm có tên để quản lý tốt hơn. Mỗi nhóm theo dõi số lần thực thi, tỷ lệ thành công và thời gian thực thi cuối cùng riêng.
Tích Hợp API Bên Ngoài
Gọi dịch vụ bên ngoài qua HTTP GET, POST, PUT hoặc DELETE với header, tham số URL, body yêu cầu và xác thực (Bearer Token hoặc Basic Auth) cấu hình được. Map các trường dữ liệu sự kiện động vào payload API.
Trạng Thái Quy Trình & Kiểm Soát
Automation đi qua DRAFT → REVIEW → PUBLISHED → ARCHIVED. Bật/tắt trạng thái hoạt động độc lập. Tạm dừng automation đang chạy mà không mất cấu hình.
Tự Động Hóa Giúp Gì
Giao Tiếp Tự Động
Gửi email và thông báo trong ứng dụng tự động khi sự kiện xảy ra. Sử dụng ánh xạ trường động để cá nhân hóa tin nhắn với tên người dùng, tiêu đề khóa học, phần trăm tiến độ và dữ liệu sự kiện khác.
Gán Khóa Học Thông Minh
Tự động thêm hoặc xóa khóa học của người dùng khi họ tham gia nhóm, hoàn thành điều kiện tiên quyết hoặc đáp ứng điều kiện cụ thể. Đặt thời hạn truy cập với giới hạn ngày sử dụng.
Quản Lý Nhóm Động
Tự động gán người dùng vào nhóm dựa trên sự kiện như tạo tài khoản, hoàn thành khóa học hoặc trả lời khảo sát. Xóa người dùng khỏi nhóm khi điều kiện thay đổi.
Tích Hợp Hệ Thống qua API
Kết nối với hệ thống bên ngoài bằng cách gọi API khi sự kiện xảy ra. Đồng bộ dữ liệu người dùng, kích hoạt quy trình bên ngoài, cập nhật bản ghi CRM hoặc đẩy thông báo đến dịch vụ bên thứ ba.
Ai Sử Dụng Tự Động Hóa
Quản Trị Viên Hệ Thống
Cấu hình automation toàn nền tảng cho onboarding người dùng, luồng ghi danh khóa học và tích hợp liên hệ thống. Quản lý template, giám sát thống kê thực thi và duy trì nhóm automation.
Quản Lý Đào Tạo
Thiết lập quy tắc tự động gán khóa học khi nhân viên tham gia nhóm, hoàn thành điều kiện tiên quyết hoặc đạt cột mốc. Gửi thông báo hoàn thành và nhắc nhở tiến độ.
Điều Phối Viên Truyền Thông
Tạo chiến dịch email và thông báo tự động được kích hoạt bởi sự kiện học tập, hoàn thành khảo sát hoặc cột mốc người dùng. Cá nhân hóa tin nhắn với các trường dữ liệu sự kiện động.
Chuyên Gia Tích Hợp
Xây dựng automation dựa trên API để kết nối Noova với hệ thống bên ngoài. Map dữ liệu sự kiện vào payload HTTP với Bearer Token hoặc Basic Auth. Cấu hình header, tham số và xử lý phản hồi.
Cách Tổ Chức Sử Dụng Tự Động Hóa
Luồng Onboarding Nhân Viên Mới
Bộ phận HR cần tự động ghi danh nhân viên mới vào khóa học định hướng và gán họ vào nhóm phòng ban khi tài khoản được tạo, không cần can thiệp thủ công cho mỗi lần tuyển dụng.
- Tạo trigger USER_CREATED với điều kiện ORG_UNIT để khớp phòng ban
- Hành động UPDATECOURSE tự động gán 3 khóa học onboarding với thời hạn 90 ngày
- Hành động UPDATEGROUP thêm người dùng vào nhóm học tập phòng ban
- Hành động EMAIL gửi tin nhắn chào mừng cá nhân hóa với link khóa học dùng trường động
- Loại bỏ việc gán khóa học thủ công cho nhân viên mới
Chuỗi Theo Dõi Sau Hoàn Thành Khóa Học
Bộ phận đào tạo muốn tự động gán khóa học nâng cao khi học viên hoàn thành điều kiện tiên quyết, gửi thông báo chúc mừng và cập nhật hồ sơ HR bên ngoài qua API.
- Trigger USERACTIVE_COMPLETED kích hoạt khi khóa học đạt 100% tiến độ
- Điều kiện COURSE_COMPLETED kiểm tra khóa học hoàn thành có phải điều kiện tiên quyết không
- Hành động UPDATECOURSE gán khóa học tiếp theo trong lộ trình học tập
- Hành động NOTIFICATION gửi chúc mừng trong ứng dụng với link đến khóa học mới
- Hành động API gọi hệ thống HR bên ngoài để cập nhật hồ sơ đào tạo nhân viên
Gán Nhóm Dựa Trên Khảo Sát
Đội ngũ đào tạo cần phân loại nhân viên vào nhóm trình độ dựa trên câu trả lời khảo sát đánh giá, sau đó gán khóa học phù hợp cho mỗi trình độ.
- Trigger SURVEY_UPDATED với điều kiện SURVEY_CHOICE đánh giá câu trả lời
- Ba quy tắc automation cho phạm vi điểm cơ bản, trung cấp và nâng cao
- Hành động UPDATEGROUP gán người dùng vào nhóm trình độ phù hợp
- Hành động UPDATECOURSE ghi danh người dùng vào lộ trình khóa học theo trình độ
- Thực thi theo lịch với độ trễ 5 phút để đảm bảo dữ liệu khảo sát được xử lý đầy đủ
Xây Dựng Quy Tắc Automation Trong 4 Bước
1
Chọn Trigger Sự Kiện
Chọn sự kiện bắt đầu automation. Chọn từ 14 loại sự kiện theo 4 danh mục: Sự kiện người dùng (USER_CREATED, USER_UPDATED, USER_REMOVED), Sự kiện khóa học (USERCOURSE_ADDED, USERCOURSE_REMOVED), Sự kiện học tập (USERACTIVE_CREATED, USERACTIVE_COMPLETED, USERACTIVE_PROGRESS_UPDATE, USERPROGRESS_LESSON_COMPLETED), Sự kiện nhóm (USERGROUP_ADDED, USERGROUP_REMOVED), cộng thêm SURVEY_UPDATED, CONTACT_NEW và COMMENT_CREATED.
2
Cấu Hình Điều Kiện
Xác định điều kiện phải đáp ứng để automation thực thi. Chọn từ 14 trường điều kiện - phần trăm tiến độ khóa học, thành viên nhóm, khóa học đã hoàn thành, câu trả lời khảo sát, chức vụ, đơn vị tổ chức và hơn. Áp dụng 15 toán tử gồm EQ, GTE, LTE, CONTAIN, INCLUDE, IN, REACH, EXISTS và ISNULL. Kết hợp điều kiện với logic AND/OR.
3
Thiết Lập Hành Động và Thời Gian
Thêm một hoặc nhiều hành động: EMAIL (gửi email với trường động), NOTIFICATION (thông báo trong ứng dụng với link), UPDATECOURSE (thêm/xóa khóa học với thời hạn truy cập), UPDATEGROUP (thêm/xóa thành viên nhóm), hoặc API (gọi dịch vụ bên ngoài với xác thực và ánh xạ trường). Đặt thời gian IMMEDIATE, SCHEDULED (trễ từ giây đến tháng) hoặc SPECIFIED (ngày/giờ cụ thể). Tùy chọn bật lặp lại với khoảng cách và giới hạn số lần.
4
Phát Hành và Giám Sát
Đưa automation qua các trạng thái DRAFT → REVIEW → PUBLISHED. Khi đã phát hành và kích hoạt, quy tắc bắt đầu lắng nghe trigger sự kiện. Giám sát thực thi qua số lần hành động, số thành công và số thất bại. Xem trạng thái từng tác vụ (PENDING, SUCCESS, FAILED). Tạm dừng hoặc lưu trữ automation bất cứ lúc nào. Tổ chức các quy tắc liên quan vào Nhóm Automation để theo dõi tổng hợp.
Chi Tiết Tính Năng Đầy Đủ
6 Loại Hành Động
Mỗi automation có thể thực thi một hoặc nhiều loại hành động, với nhiều instance trên mỗi loại (ví dụ: gửi 3 email khác nhau trong một quy tắc).
- EMAIL - Gửi email đến người dùng kích hoạt hoặc địa chỉ chỉ định. Ánh xạ trường động chèn dữ liệu sự kiện (tên người dùng, tiêu đề khóa học, tiến độ) vào tiêu đề và nội dung
- NOTIFICATION - Tạo thông báo trong ứng dụng với nội dung tùy chỉnh và link điều hướng. Nhắm đến người dùng kích hoạt hoặc người nhận cụ thể
- UPDATECOURSE - Thêm hoặc xóa khóa học của người dùng. Cấu hình thời hạn truy cập với dayOfUse cho ghi danh có thời hạn. Chọn nhiều khóa học mỗi hành động
- UPDATEGROUP - Thêm hoặc xóa người dùng khỏi nhóm. Chọn nhiều nhóm đích. Hữu ích cho gán nhóm động dựa trên sự kiện
- API - Gọi endpoint HTTP bên ngoài với GET, POST, PUT hoặc DELETE. Cấu hình Bearer Token hoặc Basic Auth. Map trường sự kiện vào header, tham số URL và body yêu cầu (định dạng Text, Array, Object hoặc ArrayObject)
- POPUP - Hiển thị tin nhắn popup trong ứng dụng (định nghĩa trong schema)
14 Trigger Sự Kiện
Sự kiện được tổ chức theo danh mục. Mỗi sự kiện cung cấp tập trường dữ liệu có thể dùng trong điều kiện và ánh xạ trường hành động.
- Sự kiện Người dùng - USER_CREATED (28 trường gồm UTM params, tags, thông tin thiết bị), USER_UPDATED (thay đổi hồ sơ), USER_REMOVED (xóa tài khoản)
- Sự kiện Khóa học - USERCOURSE_ADDED (kích hoạt khóa học với chi tiết ghi danh), USERCOURSE_REMOVED (hủy kích hoạt khóa học)
- Sự kiện Học tập - USERACTIVE_CREATED (bắt đầu khóa học), USERACTIVE_COMPLETED (hoàn thành khóa học), USERACTIVE_PROGRESS_UPDATE (thay đổi % tiến độ), USERPROGRESS_LESSON_COMPLETED (hoàn thành một bài học với điểm)
- Sự kiện Nhóm - USERGROUP_ADDED (tham gia nhóm), USERGROUP_REMOVED (rời nhóm)
- Sự kiện Khác - SURVEY_UPDATED (hoàn thành khảo sát với 26 trường phản hồi), CONTACT_NEW (tạo liên hệ mới), COMMENT_CREATED (đăng bình luận thảo luận)
Engine Điều Kiện với 15 Toán Tử
Điều kiện lọc sự kiện nào thực sự kích hoạt hành động. Xây dựng logic phức tạp với nhiều quy tắc điều kiện kết hợp AND/OR.
- So sánh: EQ (bằng), NE (không bằng), GTE (lớn hơn), LTE (nhỏ hơn)
- Chuỗi/Mảng: CONTAIN, NOTCONTAIN, INCLUDE, NOTINCLUDE cho kiểm tra chuỗi con và thành viên mảng
- Tập hợp: IN, NOTIN cho kiểm tra giá trị thuộc tập tùy chọn
- Tồn tại: EXISTS, NOTEXISTS, ISNULL cho kiểm tra sự hiện diện trường
- Boolean: ISTRUE, ISFALSE cho đánh giá cờ
- Tiến độ: REACH cho phát hiện khi giá trị vào phạm vi chỉ định (ví dụ: tiến độ đạt 80-100%)
14 Trường Điều Kiện
Trường điều kiện động cung cấp dữ liệu nhận biết ngữ cảnh cho xây dựng quy tắc. Một số trường tải tùy chọn có sẵn từ cơ sở dữ liệu.
- USER_COURSE_NUMBER - Tổng số khóa học người dùng sở hữu (so sánh số)
- USER_GROUP - Danh sách nhóm người dùng thuộc về (thành viên mảng)
- COURSE_PROGRESS - Phần trăm hoàn thành 0-100% (toán tử REACH cho phát hiện phạm vi)
- COURSE_ - Khớp khóa học cụ thể từ danh mục đã phát hành
- COURSE_COMPLETED - Khóa học người dùng đã hoàn thành 100%
- COURSE_LESSON - Bài học cụ thể trong khóa học đã chọn
- COURSE_LESSON_PROGRESS - Trạng thái bài học: NOT_ASSIGNED, ASSIGNED, SUBMITTED, GRADED, RETURNED, COMPLETED
- SURVEY_ / SURVEY_QUESTION / SURVEY_CHOICE - Khớp khảo sát, câu hỏi và câu trả lời cho quy tắc dựa trên phản hồi
- GROUP_ / target_group - Khớp nhóm cho sự kiện liên quan đến nhóm
- POSITION_ - Khớp chức vụ nhân viên (tìm kiếm được)
- ORG_UNIT_ - Khớp đơn vị tổ chức (tìm kiếm được)
Engine Thời Gian và Lên Lịch
Toàn quyền kiểm soát thời điểm hành động thực thi sau khi trigger sự kiện kích hoạt.
- IMMEDIATE - Thực thi hành động ngay thời điểm trigger sự kiện xảy ra
- SCHEDULED - Trì hoãn thực thi theo lượng cấu hình được (giá trị + đơn vị: giây, phút, giờ, ngày, tuần, tháng)
- SPECIFIED - Thực thi vào ngày giờ chính xác bất kể thời điểm trigger kích hoạt
- Lặp lại/Định kỳ - Bật actionRepeat với số lần cấu hình (times) và khoảng cách (timeUnit + timeValue) cho hành động định kỳ
- Tác vụ đã lên lịch được theo dõi độc lập với trạng thái riêng (PENDING, SUCCESS, FAILED)
Template, Nhóm & Quản Lý
Tổ chức và tái sử dụng cấu hình automation hiệu quả.
- Danh mục Template - 8 danh mục có sẵn: Thêm Khóa học, Xóa Khóa học, Thêm Nhóm, Xóa Nhóm, Tiến độ Học tập, Thông báo Push, Xử lý Đơn hàng, Quy trình Website
- Loại Template - SYSTEM template (nền tảng cung cấp) và USER template (quản trị viên tạo)
- Tạo từ Template - Bắt đầu automation mới đã cấu hình sẵn từ template, sau đó tùy chỉnh
- Nhân Bản Automation - Sao chép quy tắc hiện có để tạo biến thể mà không cần bắt đầu từ đầu
- Nhóm Automation - Tổ chức quy tắc liên quan vào nhóm có tên với thống kê tổng hợp (số hành động, số thành công, thời gian thực thi cuối)
- 16 Quyền hạn - Kiểm soát truy cập chi tiết: Xem (Tất cả/Chia sẻ/Riêng), Tạo, Sửa (Tất cả/Riêng), Xóa (Tất cả/Riêng), Thực thi, Tạm dừng, Tiếp tục, Xem Template/Quản lý, Xem Phân tích/Xuất
Câu Hỏi Thường Gặp
Câu hỏi phổ biến về Tự Động Hóa
Sẵn Sàng Tự Động Hóa Quy Trình?
Bắt đầu xây dựng quy tắc automation theo sự kiện với 6 loại hành động, 14 trigger, điều kiện nâng cao, lên lịch linh hoạt và tích hợp API bên ngoài.
