Cách triển khai microlearning và blended learning hiệu quả

Microlearning là cách chia nội dung đào tạo thành những phần nhỏ học một mạch 3 đến 10 phút là xong, mỗi phần dạy đúng một việc làm được ngay. Blended learning là cách trộn tự học trên hệ thống với buổi học trực tiếp (offline hoặc online live), để mỗi hình thức làm đúng việc nó mạnh. Hai cách này không loại trừ nhau: thực tế cách dùng phổ biến nhất là cắt nhỏ nội dung lý thuyết thành các bài microlearning cho học viên tự học trước, rồi dành buổi trực tiếp cho thực hành và giải đáp. Đọc xong bài này, bạn sẽ biết khi nào nên dùng cái nào, cách chia nhỏ nội dung mà không làm vụn kiến thức, cách nhỏ giọt bài học theo nhịp, và cách dựng cả luồng đó trên Noova.

Microlearning và blended learning khác nhau ở đâu

Hai khái niệm này hay bị gộp làm một, nhưng chúng trả lời hai câu hỏi khác nhau.

Microlearning trả lời câu "nội dung tự học nên to bao nhiêu". Câu trả lời: nhỏ. Thay vì một khóa 90 phút học một lèo, bạn cắt thành mười lăm bài 5 đến 6 phút, mỗi bài một ý gọn. Người học vào học lúc nghỉ trưa, giữa hai cuộc họp, lúc chờ thang máy, học một bài rồi đóng máy mà vẫn thấy mình vừa học xong một thứ trọn vẹn.

Blended learning trả lời câu "nên dạy qua kênh nào". Có thứ học qua màn hình là đủ (quy định, khái niệm, thao tác phần mềm). Có thứ bắt buộc phải có người thật: tập đóng vai bán hàng, phản hồi trực tiếp khi học viên làm sai, những câu hỏi tế nhị mà không ai gõ vào ô chat. Blended là phân vai: cái gì máy làm tốt thì để máy, cái gì cần người thì giữ buổi trực tiếp, và nối hai phần đó thành một hành trình liền mạch.

Nói gọn: microlearning là về kích cỡ của miếng nội dung, blended là về kênh chuyển tải. Một chương trình tốt thường dùng cả hai cùng lúc.

Khi nào dùng microlearning, khi nào blended

Đây là phần quyết định nhiều người bỏ qua, rồi mặc định cắt nhỏ mọi thứ hoặc bê nguyên buổi offline lên video. Cả hai đều sai theo cách riêng.

Microlearning hợp khi nội dung chia được thành các đơn vị độc lập. Một quy định gồm mười điều khoản, một quy trình tám bước, một bộ tính năng phần mềm: mỗi điều, mỗi bước, mỗi tính năng thành một bài riêng được. Học viên cần tra cứu lại điều khoản số 6 thì mở đúng bài đó, không phải tua giữa video 40 phút.

Microlearning không hợp khi kiến thức có tính xây dựng dày, phải hiểu cả mạch mới nắm được. Một lập luận tài chính phức tạp, một khung tư duy chiến lược mà các phần dựa vào nhau chặt, nếu cắt vụn ra thì người học nắm được từng mảnh mà không ghép lại được. Loại này nên giữ thành bài dài hơn, hoặc dạy trực tiếp để có người dẫn dắt mạch suy nghĩ. Đây là giới hạn thật của microlearning, không nên giấu để chạy theo trào lưu chia nhỏ.

Blended hợp khi mục tiêu là kỹ năng phải thực hành, hoặc khi cần thay đổi hành vi. Đào tạo kỹ năng bán hàng, kỹ năng quản lý, xử lý tình huống khách hàng khó: lý thuyết học qua màn hình được, nhưng tập đóng vai và nhận phản hồi thì cần buổi trực tiếp. Onboarding cũng hợp blended: phần kiến thức công ty tự học, còn buổi gặp mặt đội nhóm và văn hóa thì làm trực tiếp.

Thuần tự học (không blended) đủ khi nội dung chỉ cần biết và nhớ, không cần luyện trước mặt người khác. Đào tạo tuân thủ, phổ biến chính sách, hướng dẫn dùng công cụ nội bộ: dựng thành microlearning tự học, thêm quiz chốt lại, là đủ. Mời cả công ty vào hội trường nghe đọc lại chính sách an toàn thông tin chỉ tốn thời gian của mọi người.

Một bảng nhanh để quyết:

Các bước triển khai

Bước 1: Tách mục tiêu học tập, rồi mới chọn hình thức

Đừng bắt đầu bằng "mình làm microlearning đi" hay "mình tổ chức một buổi blended". Bắt đầu bằng việc viết ra mỗi học viên cần làm được gì sau khóa. Liệt kê thành các mục tiêu cụ thể: "nêu đúng năm bước quy trình duyệt chi", "xử lý được một tình huống khách hàng phàn nàn theo kịch bản LATTE".

Có danh sách mục tiêu rồi, gắn mỗi mục tiêu với hình thức theo bảng ở trên. Mục tiêu kiểu "nêu", "nhớ", "phân biệt" thường rơi vào microlearning tự học. Mục tiêu kiểu "xử lý", "thuyết phục", "dẫn dắt" thường cần buổi trực tiếp. Làm bước này nghiêm túc thì cả khóa tự nó phân ra phần nào học qua màn hình, phần nào để dành cho lớp.

Bước 2: Chia nhỏ nội dung mà không làm vụn kiến thức

Đây là kỹ thuật cốt lõi của microlearning và cũng là chỗ dễ làm hỏng nhất. Chia nhỏ không phải là lấy video 60 phút cắt thành sáu khúc 10 phút theo đồng hồ. Cắt theo đồng hồ thì khúc nào cũng dở dang, người xem khúc 3 không hiểu vì thiếu khúc 2.

Chia đúng là cắt theo ý, không cắt theo thời lượng. Mỗi bài microlearning nên thỏa ba điều kiện:

• Một mục tiêu duy nhất. Bài này dạy đúng một việc làm được. Nếu mô tả bài phải dùng chữ "và" để nối hai kỹ năng, gần như chắc chắn nên tách đôi.
• Học độc lập được. Người học mở riêng bài này, không cần xem bài khác trước, vẫn hiểu trọn. (Trừ khi bạn cố tình thiết kế chuỗi tuần tự, xem bước 4.)
• Gọn dưới 10 phút. Lý tưởng 3 đến 7 phút. Quá 10 phút thì cân nhắc tách, hoặc đó là loại nội dung không hợp microlearning (xem lại bước khi nào dùng).

Một ví dụ cụ thể. Giả sử bạn có buổi đào tạo "Quy trình chăm sóc khách hàng" dài 2 tiếng. Thay vì một video 2 tiếng, chia thành:

• Bài 1: Bốn nguyên tắc tiếp nhận yêu cầu (5 phút)
• Bài 2: Cách phân loại mức độ ưu tiên (4 phút)
• Bài 3: Kịch bản xử lý khiếu nại thường gặp (7 phút)
• Bài 4: Khi nào chuyển cấp trên, khi nào tự quyết (5 phút)
• Bài 5: Quiz tình huống chốt lại (6 câu)

Mỗi bài tự đứng được, học viên tra lại bài 4 lúc gặp khách khó tính mà không phải tua cả buổi.

Bước 3: Thiết kế luồng blended, cắm rõ điểm chạm

Với phần cần buổi trực tiếp, đừng để tự học và lớp học thành hai thứ rời nhau. Cấu trúc hay dùng và dễ chạy nhất là flipped (lớp học đảo ngược): học viên tự học lý thuyết trước qua microlearning, buổi trực tiếp dành hết cho thực hành, đóng vai, hỏi đáp.

Cụ thể một chương trình kỹ năng bán hàng theo flipped:

• Trước buổi (tự học, 2 đến 3 ngày): ba bài microlearning về quy trình bán hàng, cách đặt câu hỏi mở, cách xử lý từ chối. Kèm một quiz nhỏ để chắc người ta đã xem.
• Trong buổi (trực tiếp, nửa ngày): không giảng lại lý thuyết. Vào thẳng đóng vai theo tình huống, giảng viên quan sát và phản hồi từng người, học viên tập đi tập lại.
• Sau buổi (tự học + áp dụng): một bài tổng kết, một bản cam kết áp dụng, và lịch một buổi review ngắn sau hai tuần đi làm thật.

Điểm mấu chốt: buổi trực tiếp chỉ có giá trị nếu học viên đã học phần tự học trước. Vì vậy phải có cách kiểm tra (quiz đầu vào, hoặc đặt điều kiện hoàn thành phần tự học mới được ghi danh buổi offline). Không kiểm tra thì buổi trực tiếp lại biến thành giảng lý thuyết, mất sạch lợi thế của blended.

Bước 4: Nhỏ giọt nội dung theo nhịp (drip)

Nhỏ giọt nghĩa là không mở hết bài cùng lúc, mà giải phóng dần theo lịch. Tuần 1 mở chương 1, tuần 2 mở chương 2, và cứ thế. Lý do không phải để hành học viên, mà vì hai điều thật:

Thứ nhất, mở hết một lúc thì phần lớn người ta hoặc cố cày sạch trong một buổi rồi quên hết, hoặc nhìn thấy 20 bài thì nản và bỏ luôn. Nhỏ giọt giữ khối lượng mỗi tuần vừa sức, duy trì nhịp đều.

Thứ hai, có nội dung cần thời gian ngấm và áp dụng giữa các phần. Một chương trình phát triển quản lý kéo ba tháng, mỗi tuần một chủ đề kèm một việc phải thử ở nơi làm thật, thì nhỏ giọt theo tuần đúng với nhịp học của con người hơn là đổ hết tuần đầu.

Nhỏ giọt hay dùng theo hai cách. Theo lịch cố định: mọi học viên cùng mở chương mới vào thứ Hai hằng tuần, hợp với lớp học theo đợt (cohort) có nhịp chung. Theo tiến độ của từng người: học xong chương này thì mới mở chương sau, hợp với khóa tự học theo tốc độ riêng. Chọn cách nào tùy chương trình của bạn cần cả lớp đi cùng nhịp hay cho mỗi người tự đi.

Lưu ý: đừng nhỏ giọt cho nội dung tra cứu. Nếu đây là khóa quy định mà nhân viên cần mở lại bất cứ lúc nào để tra một điều khoản, khóa nó theo lịch chỉ gây bực. Nhỏ giọt hợp với chương trình có lộ trình và nhịp, không hợp với tài liệu tham khảo.

Dựng microlearning và blended trên Noova

Bốn bước trên áp dụng cho mọi hệ thống. Phần này cho thấy cách hiện thực hóa trên Noova, để bạn hình dung từng thao tác nối với phương pháp ở trên thế nào.

Phần chia nhỏ nội dung làm trong Course Builder. Sau khi đã có danh sách bài ở bước 2, bạn dựng cây chương - bài đúng theo đó. Mỗi bài microlearning là một bài học riêng, chọn loại phù hợp với nội dung: bài văn bản cho lý thuyết ngắn, bài video cho thao tác (cắt dưới 8 phút mỗi đoạn), bài quiz để chốt cuối chương. Vì mỗi bài độc lập, học viên mở đúng bài cần mà không phải tua.

Khi thêm từng bài, menu chọn loại bài học cho bạn quyết định bài này là văn bản, video, tài liệu đính kèm hay quiz. Đây chính là chỗ áp quy tắc ở bước 1: nội dung cần đọc thì để văn bản, cần xem thao tác thì video, cần kiểm tra thì quiz.

Phần nhỏ giọt theo nhịp được đặt trong cấu hình khóa. Bạn có thể mở chương theo lịch (ví dụ mỗi tuần một chương) hoặc theo tiến độ (học xong chương trước mới mở chương sau, bằng cách bật khóa tuần tự). Cách thứ nhất hợp lớp theo đợt đi cùng nhịp, cách thứ hai hợp khóa tự học theo tốc độ riêng, đúng như hai cách drip ở bước 4.

Với chương trình blended có nhiều giai đoạn (tự học trước, buổi trực tiếp, áp dụng sau), bạn xâu các phần thành một lộ trình học tập. Lộ trình cho phép đặt thứ tự: học viên phải hoàn thành phần microlearning tự học mới mở được mốc tiếp theo, nên buổi trực tiếp luôn diễn ra sau khi người ta đã nắm lý thuyết. Đây là cách giải quyết đúng cái khó ở bước 3, làm sao bắt buộc học phần tự học trước buổi offline.

Phần buổi trực tiếp và việc theo dõi ai đã học tới đâu nằm ở quản lý đào tạo: bạn ghi danh học viên theo phòng ban hoặc chức danh, đặt hạn hoàn thành cho phần tự học, và xem báo cáo ai đã xong phần lý thuyết trước khi mở buổi offline. Nhờ vậy bạn không phải hỏi từng người đã xem video chưa.

Về vận hành, Noova là phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) chạy trên hạ tầng đám mây uy tín, triển khai tách biệt cho từng doanh nghiệp (single-tenant) với cơ sở dữ liệu cô lập riêng, nên nội dung khóa học và dữ liệu học tập của công ty bạn nằm trong bản triển khai riêng, không trộn lẫn với khách hàng khác. Nền tảng được phát triển bởi VN-ELEARNING, đơn vị đã đồng hành cùng hơn 500 doanh nghiệp và trên 1 triệu người học.

Sai lầm thường gặp

Cắt nhỏ theo đồng hồ thay vì theo ý. Lấy video dài chia đều thành các khúc bằng nhau làm mỗi khúc đều dở dang. Cắt theo ý, mỗi bài một mục tiêu trọn vẹn, mới là microlearning thật.

Microlearning hóa nội dung không hợp. Một khung tư duy phức tạp mà các phần dựa vào nhau, cắt vụn ra thì người học nắm mảnh nhưng không ghép lại được. Loại này giữ bài dài hoặc dạy trực tiếp. Không phải nội dung nào cũng nên nhỏ.

Blended mà không nối hai phần. Cho tự học một đằng, buổi offline một nẻo, không kiểm tra người ta đã học phần tự học chưa. Kết quả: buổi trực tiếp lại thành giảng lý thuyết, mất sạch lợi thế. Phải có điều kiện hoàn thành phần tự học trước khi vào lớp.

Nhỏ giọt cho nội dung tra cứu. Khóa quy định mà nhân viên cần mở lại bất cứ lúc nào, lại khóa theo lịch tuần, chỉ gây bực. Drip dành cho chương trình có nhịp, không dành cho tài liệu tham khảo.

Bài nào cũng cố nhét quiz hoặc cố nhét tương tác. Microlearning không bắt buộc bài nào cũng có câu hỏi. Quiz nên đặt ở điểm cần chốt kiến thức, thường cuối chương, không phải rải sau mỗi bài 3 phút khiến người học mệt.

Làm xong để đó. Cắt nhỏ và dựng luồng blended tốn công một lần, nhưng quy trình đổi thì bài phải cập nhật. Rà lại các khóa quan trọng định kỳ, ít nhất mỗi năm.

Câu hỏi thường gặp

Microlearning là gì? Là cách chia nội dung đào tạo thành các phần nhỏ học một mạch 3 đến 10 phút là xong, mỗi phần dạy đúng một việc làm được ngay. Người học có thể học một bài lúc rảnh ngắn mà vẫn thấy trọn vẹn, và tra cứu lại đúng bài cần mà không phải tua cả khóa.

Blended learning là gì? Là cách kết hợp tự học trên hệ thống với buổi học trực tiếp (offline hoặc online live), để mỗi hình thức làm đúng việc nó mạnh: kiến thức và quy định học qua màn hình, còn thực hành, đóng vai, phản hồi thì giữ ở buổi trực tiếp.

Một bài microlearning nên dài bao nhiêu? Không có con số cứng, nhưng nguyên tắc là mỗi bài một mục tiêu duy nhất, học độc lập được, gọn dưới 10 phút, lý tưởng 3 đến 7 phút. Nếu mô tả bài phải dùng chữ "và" để nối hai kỹ năng thì nên tách đôi.

Có phải nội dung nào cũng nên làm microlearning không? Không. Microlearning hợp với nội dung chia được thành đơn vị độc lập như quy định, quy trình, hướng dẫn công cụ. Với kiến thức có tính xây dựng dày, các phần dựa vào nhau chặt (khung tư duy phức tạp, lập luận dài), cắt vụn ra sẽ làm người học nắm mảnh mà không ghép lại được, nên giữ bài dài hoặc dạy trực tiếp.

Nhỏ giọt nội dung (drip) là gì và khi nào nên dùng? Là không mở hết bài cùng lúc mà giải phóng dần theo lịch hoặc theo tiến độ, để giữ khối lượng mỗi tuần vừa sức và cho nội dung có thời gian ngấm. Nên dùng cho chương trình có lộ trình và nhịp; không nên dùng cho tài liệu tra cứu mà nhân viên cần mở lại bất cứ lúc nào.

Làm sao bắt học viên học phần tự học trước buổi trực tiếp? Đặt điều kiện hoàn thành phần tự học làm điều kiện mở buổi offline, hoặc dùng lộ trình học tập khóa các chặng sau cho tới khi hoàn thành chặng tự học. Cách này đảm bảo buổi trực tiếp dành cho thực hành thay vì giảng lại lý thuyết.

Nếu bạn đang có một buổi đào tạo dài muốn chuyển sang microlearning hoặc blended, hãy thử cắt thử một khóa theo bốn bước ở trên, chạy với một nhóm nhỏ rồi mới mở rộng. Muốn xem luồng này chạy trên hệ thống thật, đăng ký nhận tư vấn và demo Noova để chúng tôi dựng thử một khóa microlearning và một lộ trình blended ngay trên Course Builder với chính nội dung của bạn.