Quản lý lịch họp và buổi đào tạo trực tiếp trong doanh nghiệp

Quản lý lịch họp và buổi đào tạo trực tiếp bài bản nghĩa là mỗi buổi đều có một nơi duy nhất để biết ai chủ trì, họp ở đâu hay học online qua đâu, chương trình gồm những gì, tài liệu nằm ở đâu, ai được mời, ai sẽ đến, và sau buổi thì ai thật sự có mặt. Để làm được, bạn cần sáu việc theo thứ tự: tạo buổi và chọn hình thức online, offline hay hybrid; đặt phòng nếu họp trực tiếp; kiểm tra trùng lịch giảng viên, phòng và thời gian trước khi chốt; dựng chương trình nghị sự và đính kèm tài liệu; gửi lời mời kèm nhắc nhở tự động; rồi điểm danh và theo dõi tham gia sau buổi. Bài này đi qua từng việc, sau đó tới điểm đáng giá nhất với khối HR và đào tạo: khi buổi học trực tiếp gắn thẳng vào chương trình đào tạo và điểm danh ghi vào hồ sơ học của từng người.

Đối tượng của bài là HR, L&D và quản lý đang phải xếp lịch buổi đào tạo, lịch họp định kỳ và những buổi trực tiếp có giảng viên, đồng thời canh phòng và canh người. Có một điểm cần nói trước cho rõ. Noova không thay một nền tảng họp video chuyên dụng cho mọi nhu cầu hội nghị lớn của toàn công ty. Điểm mạnh của nó nằm ở quản lý buổi đào tạo và cuộc họp nội bộ gắn với việc học, nơi mỗi buổi cần dính vào chương trình, vào tài liệu và vào hồ sơ người tham gia. Phần "khi nào không hợp" ở dưới sẽ nói rõ ranh giới đó.

Vì sao lịch họp và buổi trực tiếp hay vỡ

Phần lớn doanh nghiệp Việt quản buổi họp và buổi đào tạo trực tiếp bằng vài công cụ rời nhau cùng lúc: một file Excel xếp lịch, một nhóm chat để nhắc, một link Zoom hay Google Meet dán vào lời mời lịch, và một tờ giấy ký tên điểm danh tại phòng. Cách này chạy được khi mỗi tuần chỉ có vài buổi. Vấn đề lộ ra khi số buổi và số người lớn lên.

Trùng lịch là lỗi gặp nhiều nhất và tốn kém nhất. Hai buổi đào tạo cùng đặt một giảng viên vào cùng khung giờ. Một phòng họp bị hai phòng ban đặt chồng nhau, đến giờ thì giành nhau. Người tổ chức chỉ phát hiện ra khi đã gửi lời mời cho hàng chục người, lúc đó dời lịch là một chuỗi xin lỗi và xếp lại.

Không ai chắc buổi nào đã chốt, ai sẽ đến. Lời mời gửi qua email và chat, người xác nhận miệng, người im lặng, đến giờ thì phòng chuẩn bị ba mươi chỗ mà đến mười hai người. Với buổi đào tạo có chi phí giảng viên và tài liệu in, việc không nắm được số người đến trước là tiền và công đổ đi.

Chương trình và tài liệu nằm rải rác. Agenda gửi trong email, slide để trong Drive, tài liệu đọc trước thì quên gửi. Người tham gia đến buổi mà không biết sẽ học gì, không có tài liệu trong tay, nên nửa buổi đầu trôi vào việc loay hoay tìm file.

Điểm danh xong rồi để đó. Tờ giấy ký tên chụp lại bỏ vào một thư mục, không ai nhập vào đâu. Đến lúc cần biết một nhân viên đã dự đủ các buổi đào tạo bắt buộc chưa, hoặc cần báo cáo tỷ lệ tham gia một chương trình, người ta đi gom lại từng tờ giấy. Buổi học trực tiếp và hồ sơ học của nhân viên là hai thế giới tách rời.

Quản lý buổi tập trung giải đúng những điểm này: một nơi để tạo buổi và thấy toàn bộ lịch, phát hiện trùng trước khi chốt, chương trình và tài liệu đi cùng buổi, nhắc nhở tự động thay cho việc nhắc tay, và điểm danh chảy thẳng vào hồ sơ thay vì nằm trên giấy. Đổi lại, bạn phải bỏ công đưa lịch và quy trình vào một chỗ một lần cho đúng. Đó là công việc thật, không phải bật lên là xong.

Sáu bước để quản lý buổi họp và đào tạo trực tiếp

Không cần làm hết trong một tuần. Sáu bước sau đi theo thứ tự hợp lý, mỗi bước giải một phần của mớ lộn xộn ở trên.

Tạo buổi và chọn hình thức. Bước đầu là tạo buổi với đủ thông tin cơ bản: tên, thời gian bắt đầu và kết thúc, người chủ trì hoặc giảng viên, và hình thức. Online cho buổi học hoàn toàn từ xa, offline cho buổi tại phòng, hybrid cho buổi vừa có người ngồi tại phòng vừa có người tham gia qua màn hình. Chọn đúng hình thức ngay từ đầu quyết định các bước sau, vì online cần một nền tảng họp còn offline cần một phòng.

Đặt phòng nếu họp trực tiếp. Với buổi offline hoặc hybrid, bạn chọn phòng ngay trong lúc tạo buổi thay vì đi đặt riêng ở một chỗ khác. Phòng gắn vào buổi, nên khi nhìn lịch là biết phòng nào đang được dùng vào lúc nào. Việc đặt phòng nằm chung với việc xếp lịch là điều kiện để bước tiếp theo phát hiện trùng được.

Kiểm tra trùng lịch trước khi chốt. Đây là bước cứu bạn khỏi lỗi tốn kém nhất. Trước khi xác nhận, hệ thống đối chiếu ba thứ: giảng viên đó có buổi nào khác cùng giờ không, phòng đó có bị đặt chồng không, và khung giờ có đụng buổi nào khác không. Nếu có xung đột, bạn biết ngay để đổi giờ, đổi phòng hoặc đổi người trước khi gửi lời mời, chứ không phải sau khi đã mời ba mươi người.

Dựng chương trình và đính kèm tài liệu. Một buổi có chất lượng cần một chương trình nghị sự rõ: mục nào trước, mục nào sau, ai phụ trách phần nào, mỗi phần bao lâu. Tài liệu đọc trước, slide, biểu mẫu được đính thẳng vào buổi để người tham gia có sẵn trong tay. Khi agenda và tài liệu đi cùng buổi, người dự biết trước sẽ học gì và đến với sự chuẩn bị, không phải dò lại từ email.

Gửi lời mời và đặt nhắc nhở. Mời đúng người, rồi để hệ thống lo phần nhắc. Nhắc nhở tự động ở nhiều mốc, ví dụ một ngày trước và một giờ trước, thay cho việc người tổ chức phải nhắn tay. Người được mời phản hồi sẽ đến hay không, để bạn nắm số lượng trước buổi thay vì đoán. Bước này biến việc theo dõi tham gia từ thủ công thành tự động.

Điểm danh và theo dõi tham gia. Sau khi buổi diễn ra, bạn điểm danh ai có mặt. Với buổi trực tiếp gắn vào đào tạo, đây là phần quan trọng nhất: điểm danh không nằm trên một tờ giấy mà ghi vào hồ sơ học của từng người. Bạn theo dõi được tỷ lệ tham gia của một buổi, và xa hơn là một nhân viên đã dự đủ các buổi bắt buộc của một chương trình hay chưa.

Nếu phải chọn thứ tự ưu tiên, hãy làm xong ba bước đầu trước cho một loại buổi, ví dụ buổi đào tạo trực tiếp định kỳ, để dứt điểm bài toán trùng lịch và đặt phòng. Khi đã quen, thêm chương trình, nhắc nhở và điểm danh. Làm gọn trên một loại buổi rồi nhân ra sẽ ít rối hơn làm dở dang trên tất cả.

Điểm đáng nhấn: buổi trực tiếp gắn thẳng vào đào tạo

Đây là chỗ một nền tảng có cả lịch họp lẫn đào tạo khác với một công cụ xếp lịch thuần túy. Khi buổi trực tiếp và việc học nằm chung một nơi, một số việc vốn rời rạc trở nên liền mạch.

Một buổi học trực tiếp có giảng viên không chỉ là một dòng trên lịch. Nó gắn vào một chương trình đào tạo như một hoạt động trong chương trình đó. Nhân viên thuộc chương trình thấy buổi này trong lộ trình học của mình, biết đây là một phần bắt buộc, chứ không phải một lời mời họp rời rạc dễ bỏ qua. Buổi trực tiếp và phần học online của cùng một chương trình nằm cạnh nhau, không bị tách làm hai chỗ.

Điểm danh chảy thẳng vào hồ sơ học. Khi bạn điểm danh một buổi trực tiếp đã gắn vào chương trình, kết quả ghi vào hồ sơ học tập của từng người. Việc tham gia buổi trở thành một phần của tiến độ học, đếm được vào yêu cầu hoàn thành chương trình. Bạn không phải nhập lại từ tờ giấy điểm danh vào một hệ thống khác, vì cả hai vốn là một.

Báo cáo tham gia có sẵn ở cấp chương trình. Vì buổi trực tiếp và phần online dùng chung một hồ sơ, bạn nhìn được toàn cảnh: một học viên đã dự buổi trực tiếp nào, còn thiếu buổi nào, đã hoàn thành phần online tới đâu. Với doanh nghiệp đang xây phòng đào tạo nội bộ, đây là điểm khiến buổi trực tiếp không còn là một mảnh dữ liệu lạc loài nằm ngoài hệ thống học.

Và khi buổi là online hoặc hybrid, bạn có thể mở lớp ảo do giảng viên dẫn dắt ngay trong nền tảng bằng tài khoản hiện có, không phải dán một link họp bên ngoài rồi mong mọi người vào đúng phòng. Phần này nói rõ hơn ở dưới.

Cách làm trên Noova

Phần quản lý cuộc họp của Noova xử lý toàn bộ vòng đời một buổi, từ lúc tạo nháp, lên lịch, đang diễn ra, đến hoàn thành. Bạn tạo buổi và chọn hình thức online, offline hoặc hybrid ngay từ đầu. Với buổi trực tiếp, bạn đặt phòng tích hợp trong cùng bước, nên phòng gắn vào buổi và hiện trên lịch chung.

[[ẢNH ĐỂ SAU: màn hình tạo cuộc họp trên Noova với lựa chọn hình thức online/offline/hybrid, chọn giảng viên, chọn phòng và khung thời gian]]

Trước khi chốt, hệ thống phát hiện trùng lịch trên cả ba chiều: giảng viên đã có buổi khác cùng giờ chưa, phòng đã bị đặt chồng chưa, và khung thời gian có đụng buổi nào khác không. Bạn thấy xung đột ngay tại chỗ để đổi giờ, đổi phòng hoặc đổi người trước khi gửi lời mời, thay vì phát hiện sau khi đã mời cả nhóm.

[[ẢNH ĐỂ SAU: màn hình cảnh báo trùng lịch khi đặt phòng hoặc giảng viên đã bận, hiển thị buổi đang xung đột]]

Mỗi buổi có chương trình nghị sự có cấu trúc và đính kèm tài liệu, nên người tham gia biết trước nội dung và có sẵn tài liệu đọc trước. Bạn mời người tham gia, theo dõi phản hồi ai sẽ đến, và đặt nhắc nhở tự động ở nhiều mốc thời gian để không phải nhắc tay. Buổi có thể đồng bộ với lịch cá nhân của người dùng để họ thấy ngay trên lịch quen dùng.

Với buổi online hoặc hybrid, bạn chọn nền tảng họp. Noova hỗ trợ nhiều nền tảng họp online phổ biến, và có Noova Meet tích hợp sẵn để mở cuộc họp trực tiếp, lớp ảo do giảng viên dẫn dắt hoặc webinar ngay trong Noova. Mọi người tham gia bằng tài khoản hiện có, không cần đăng nhập riêng hay cài thêm phần mềm. Đây là điểm thuận tiện khi buổi học của bạn vốn đã nằm trong nền tảng cùng với khóa học và chương trình đào tạo.

[[ẢNH ĐỂ SAU: màn hình một buổi online chọn nền tảng họp, làm nổi tùy chọn Noova Meet với lớp ảo do giảng viên dẫn dắt]]

Sau buổi, bạn điểm danh. Với buổi trực tiếp đã gắn vào một chương trình đào tạo, điểm danh ghi vào hồ sơ học của từng người, đếm vào tiến độ và yêu cầu hoàn thành của chương trình. Vì lịch họp, buổi trực tiếp và đào tạo nằm chung một nền tảng, việc tham gia buổi nối thẳng với việc học mà không phải đẩy dữ liệu qua hệ thống khác. Bạn có thể xem chi tiết phần quản lý cuộc họp để thấy đặt phòng và phát hiện trùng lịch, phần Noova Meet cho lớp ảo và webinar ngay trong nền tảng, và quản lý đào tạo để thấy cách gắn buổi trực tiếp vào chương trình và điểm danh vào hồ sơ học.

Noova là dịch vụ SaaS do Noova vận hành trên hạ tầng cloud, không có bản cài đặt tại chỗ. Với khách hàng cần mức tách biệt cao, có phương án single-tenant với cơ sở dữ liệu và bản triển khai riêng. Track record 500+ doanh nghiệp là của VN-ELEARNING, đơn vị phát triển Noova.

Khi nào cách này không phải lựa chọn đúng

Phải nói rõ ranh giới, vì chọn sai công cụ tốn hơn nhiều so với không chọn gì.

Nếu nhu cầu của bạn là một nền tảng họp video chuyên dụng cho mọi nhu cầu hội nghị lớn của toàn công ty, ví dụ một sự kiện trực tuyến quy mô rất lớn, một hội nghị toàn cầu nhiều phòng song song với yêu cầu kỹ thuật về hạ tầng video rất cao, thì một nền tảng họp chuyên biệt sẽ phù hợp hơn. Điểm mạnh của Noova là quản lý buổi đào tạo và cuộc họp nội bộ gắn với việc học, không phải để thay một nền tảng hội nghị video quy mô doanh nghiệp lớn. Đây là giới hạn thật, không phải kiểu nói khiêm tốn.

Nếu doanh nghiệp bạn chỉ cần đúng một việc là tạo link họp video và gửi cho nhau, không có nhu cầu gắn buổi vào đào tạo, đặt phòng hay theo dõi điểm danh vào hồ sơ học, thì một công cụ họp video đơn lẻ có thể đủ và đôi khi gọn hơn. Lý do chính để dùng phần quản lý buổi của Noova là khi bạn muốn buổi họp và buổi trực tiếp nằm chung hệ thống với đào tạo và hồ sơ nhân viên, chứ không phải vì nó là công cụ họp video mạnh nhất tách riêng.

Và nếu hiện tại bạn còn chưa rõ buổi nào là bắt buộc, ai chủ trì, buổi nào thuộc chương trình nào, thì việc đưa lên hệ thống chỉ sắp xếp một mớ chưa định nghĩa vào một chỗ gọn hơn. Làm rõ loại buổi và quy trình đặt lịch trước, rồi mới đưa lên công cụ.

Câu hỏi thường gặp

Noova có thay được một nền tảng họp video chuyên dụng không? Không cho mọi nhu cầu. Noova mạnh ở quản lý buổi đào tạo và cuộc họp nội bộ gắn với việc học, kèm đặt phòng, phát hiện trùng lịch và điểm danh vào hồ sơ. Với hội nghị video quy mô rất lớn của toàn công ty hay sự kiện trực tuyến nhiều phòng song song yêu cầu hạ tầng video chuyên sâu, một nền tảng họp chuyên biệt sẽ phù hợp hơn.

Hệ thống phát hiện trùng lịch theo những tiêu chí nào? Theo ba chiều cùng lúc: giảng viên đã có buổi khác cùng giờ chưa, phòng đã bị đặt chồng chưa, và khung thời gian có đụng buổi nào khác không. Bạn thấy xung đột trước khi chốt buổi và gửi lời mời, nên có thể đổi giờ, đổi phòng hoặc đổi người sớm thay vì xử lý sau khi đã mời mọi người.

Buổi đào tạo trực tiếp gắn vào chương trình đào tạo nghĩa là gì? Nghĩa là buổi trực tiếp trở thành một hoạt động trong một chương trình đào tạo, hiện trong lộ trình học của nhân viên thuộc chương trình đó. Khi bạn điểm danh buổi, kết quả ghi vào hồ sơ học của từng người và đếm vào tiến độ hoàn thành chương trình, không phải nhập lại từ tờ giấy điểm danh.

Noova Meet là gì và khác các nền tảng họp khác chỗ nào? Noova Meet là phần họp trực tiếp tích hợp sẵn trong Noova, dùng cho cuộc họp, lớp ảo do giảng viên dẫn dắt và webinar. Khác biệt chính là mọi người tham gia bằng tài khoản hiện có, không cần đăng nhập riêng hay cài phần mềm, và buổi nằm chung nền tảng với khóa học, chương trình đào tạo. Noova cũng hỗ trợ nhiều nền tảng họp online phổ biến nếu bạn muốn dùng công cụ sẵn có.

Có nhắc nhở tự động cho người tham gia không? Có. Bạn đặt nhắc nhở tự động ở nhiều mốc thời gian, ví dụ một ngày trước và một giờ trước, thay cho việc người tổ chức nhắn tay. Người được mời phản hồi sẽ đến hay không, để bạn nắm số người trước buổi. Buổi cũng có thể đồng bộ với lịch cá nhân để hiện trên lịch quen dùng của họ.

Bắt đầu đưa lịch buổi lên hệ thống từ đâu cho đỡ rối? Chọn một loại buổi trước, thường là buổi đào tạo trực tiếp định kỳ, đưa lên với đầy đủ giảng viên, phòng và khung giờ để dứt điểm bài toán trùng lịch và đặt phòng. Sau đó thêm chương trình, nhắc nhở và điểm danh cho loại buổi đó. Làm xong một loại rồi nhân ra sẽ ít rối hơn làm dở dang trên tất cả cùng lúc.

Bắt đầu từ đâu

Cách an toàn nhất là chọn một loại buổi, thường là buổi đào tạo trực tiếp định kỳ, đưa lên hệ thống với đầy đủ giảng viên, phòng và khung giờ để dứt điểm bài toán trùng lịch và đặt phòng. Khi đã quen, hãy thử điểm tích hợp đặc trưng: gắn một buổi trực tiếp vào một chương trình đào tạo, điểm danh, rồi xem kết quả chảy vào hồ sơ học của học viên. Làm gọn trên một loại buổi rồi nhân ra sẽ cho bạn thấy giá trị thật và phát hiện sớm chỗ quy trình đặt lịch còn mơ hồ.

Nếu bạn muốn xem cụ thể cách lịch họp, đặt phòng và buổi trực tiếp nối với đào tạo trên hệ thống thật, hãy đặt một buổi demo phần quản lý cuộc họp của Noova. Mang theo một lịch thật đang rối của bạn, ví dụ vài buổi đào tạo trùng giảng viên hoặc trùng phòng, để cùng xếp lên hệ thống và thử phát hiện trùng. Đó là cách nhanh nhất để biết nó có hợp với cách doanh nghiệp bạn vận hành hay không.