Cách số hóa quy trình phê duyệt nội bộ trong doanh nghiệp

Số hóa một quy trình phê duyệt nội bộ nghĩa là đưa toàn bộ đường đi của một đề nghị, từ lúc nhân viên nộp tới khi có quyết định cuối, lên một hệ thống thay vì chạy bằng email, giấy ký tay hoặc tin nhắn. Với các quy trình HR phổ biến như nghỉ phép, đề nghị chi phí, xem xét tài liệu và xác nhận chính sách, bạn cần bốn thứ: một chuỗi phê duyệt nhiều cấp, khả năng phân tuyến theo điều kiện (ví dụ trên một ngưỡng số tiền thì cần thêm cấp duyệt), phê duyệt được trên di động, và một nhật ký lưu vết đầy đủ ai duyệt cái gì lúc nào. Bài này đi qua từng quy trình, cách thiết kế chuỗi duyệt, và cuối cùng là cách dựng chúng trên Noova.

Đối tượng của bài là HR và quản lý đang muốn bỏ bớt khâu ký tay, hoặc đang đánh giá một công cụ để gom các quy trình phê duyệt về một chỗ. Có một điểm cần nói trước cho rõ: phần phê duyệt của Noova là quy trình phê duyệt nội bộ trong khối HR, không phải một nền tảng BPM tổng quát để mô hình hóa mọi nghiệp vụ sản xuất hay vận hành. Phần "khi nào không hợp" ở dưới sẽ nói rõ về ranh giới đó.

Vì sao phê duyệt thủ công hay tắc

Phần lớn doanh nghiệp Việt vẫn duyệt nội bộ theo ba kiểu: ký tay trên tờ trình, gửi email xin ý kiến, hoặc nhắn qua chat rồi tự nhớ. Cả ba đều chạy được khi công ty còn nhỏ và mọi người ngồi gần nhau. Vấn đề lộ ra khi quy mô lớn lên.

Đơn nằm im không ai biết đang kẹt ở đâu. Một đề nghị nghỉ phép gửi cho trưởng nhóm, trưởng nhóm đi công tác, đơn đứng yên ba ngày mà người nộp không hay biết, đến lúc cần nghỉ thì chưa có ai duyệt. Không có chỗ nào cho thấy "đơn đang chờ ai".

Không ai nhớ chính xác quy tắc. Chi phí trên 10 triệu thì ai phải duyệt thêm? Tài liệu loại nào cần qua pháp chế? Khi quy tắc nằm trong đầu vài người, người mới vào không biết, và mỗi lần ngoại lệ lại phải đi hỏi.

Đến lúc kiểm toán hoặc rà soát thì không truy được dấu vết. Ai đã duyệt khoản chi này, dựa trên cơ sở nào, lúc mấy giờ? Nếu bằng chứng là một chuỗi email rải rác và một chữ ký mờ trên giấy, việc dựng lại lịch sử mất rất nhiều công, đôi khi không dựng lại được.

Số hóa giải quyết đúng ba điểm này: trạng thái đơn luôn nhìn thấy, quy tắc được cài sẵn vào hệ thống nên chạy nhất quán, và mọi bước được ghi lại với dấu thời gian. Đổi lại, bạn phải bỏ công thiết kế quy trình một lần cho đúng trước khi nó tự chạy. Đó là công việc thật, không phải bật lên là xong.

Bốn quy trình phê duyệt HR đáng số hóa trước

Không cần số hóa tất cả cùng lúc. Bốn quy trình sau xuất hiện ở gần như mọi doanh nghiệp và cho lợi ích rõ nhất ngay từ đầu.

Đề nghị nghỉ phép. Quy trình quen thuộc nhất và cũng dễ số hóa nhất. Nhân viên chọn loại nghỉ, ngày, lý do; đơn đi tới quản lý trực tiếp; với một số trường hợp (nghỉ dài, nghỉ không lương) có thể cần thêm cấp duyệt. Cái khó không nằm ở chuỗi duyệt mà ở phân tuyến: nghỉ một buổi khác nghỉ một tuần, và cần hiển thị rõ ai đang chờ duyệt.

Đề nghị chi phí và tạm ứng. Đây là nơi phân tuyến theo điều kiện phát huy giá trị nhất. Một khoản 500 nghìn và một khoản 50 triệu không nên đi cùng một đường. Quy tắc thường gặp: dưới ngưỡng A thì trưởng phòng duyệt là xong; trên ngưỡng A thì cần thêm giám đốc khối; trên ngưỡng B thì cần thêm tài chính hoặc ban giám đốc. Số hóa giúp ngưỡng này chạy tự động thay vì phụ thuộc người nộp tự nhớ phải trình lên đâu.

Xem xét và duyệt tài liệu. Quy chế nội bộ, biểu mẫu, tài liệu đào tạo, chính sách mới, tất cả đều cần một vòng xem xét trước khi ban hành. Khác với hai loại trên, ở đây người duyệt cần đọc nội dung, để lại nhận xét, và đôi khi yêu cầu sửa rồi mới duyệt. Việc lưu lại các phiên bản và bình luận theo từng vòng là phần quan trọng.

Xác nhận đã đọc và đồng ý chính sách. Khi ban hành một chính sách mới hoặc bản cập nhật nội quy, bạn cần bằng chứng từng nhân viên đã đọc và xác nhận. Đây không hẳn là "duyệt" theo nghĩa chấp thuận một đề nghị, mà là thu chữ ký xác nhận hàng loạt và theo dõi ai chưa ký. Lưu vết ở đây có giá trị pháp lý và tuân thủ, nên dấu thời gian cùng chữ ký điện tử là thứ phải có.

Nếu phải chọn thứ tự, hãy bắt đầu với nghỉ phép vì nó đơn giản và ai cũng dùng, sau đó tới chi phí vì nó cho thấy rõ giá trị của phân tuyến theo điều kiện.

Thiết kế một chuỗi phê duyệt cho đúng

Trước khi đụng vào bất kỳ công cụ nào, nên phác trên giấy bốn câu hỏi cho mỗi quy trình.

Ai khởi tạo và phải điền những gì? Bớt trường thừa, chỉ giữ thông tin người duyệt thật sự cần để ra quyết định. Một đơn nghỉ phép cần loại nghỉ, khoảng ngày, số ngày, lý do; không cần dài hơn.

Chuỗi duyệt gồm mấy cấp và là những ai? Viết ra theo vai trò, không theo tên người, vì con người sẽ thay đổi còn vai trò thì ổn định. "Quản lý trực tiếp rồi đến trưởng khối" bền hơn "anh A rồi chị B".

Có điều kiện nào tách nhánh không? Đây là phần phân tuyến. Liệt kê các ngưỡng và điều kiện: theo số tiền, theo phòng ban, theo loại đơn, theo độ dài nghỉ. Mỗi điều kiện dẫn tới một đường đi khác nhau. Càng ít nhánh càng dễ vận hành, nên chỉ tách khi thật sự cần.

Khi bị từ chối hoặc cần sửa thì sao? Một quy trình tốt phải xử lý được trường hợp người duyệt trả lại để bổ sung, chứ không chỉ có "đồng ý" và "từ chối". Quyết định trước hành vi này để người dùng không bị kẹt.

Một nguyên tắc đáng nhớ: chuỗi duyệt càng nhiều cấp thì càng chậm và càng dễ tắc. Mỗi cấp duyệt thêm là một điểm có thể đứng lại. Nhiều doanh nghiệp mặc định cho mọi thứ qua ba bốn cấp vì thói quen, trong khi phần lớn đơn chỉ cần một cấp là đủ. Hãy đặt câu hỏi ngược: cấp này thực sự thêm giá trị kiểm soát gì, hay chỉ là một chữ ký cho có?

Cách làm trên Noova

Phần phê duyệt của Noova được xây quanh mẫu workflow phê duyệt linh hoạt. Bạn không cần lập trình; bạn dựng chuỗi duyệt cho từng loại đơn rồi hệ thống tự cho nó chạy. Dưới đây là cách bốn quy trình ở trên ánh xạ vào hệ thống.

Bạn dựng chuỗi phê duyệt nhiều cấp cho từng loại: đơn nghỉ phép, đề nghị chi phí, xem xét tài liệu, xác nhận chính sách. Mỗi loại có chuỗi riêng theo đúng vai trò trong tổ chức, ví dụ quản lý trực tiếp rồi đến trưởng khối, thay vì gán cứng theo tên người.

[[ẢNH ĐỂ SAU: màn hình thiết kế chuỗi phê duyệt nhiều cấp trên Noova, hiển thị các bước duyệt theo vai trò]]

Phân tuyến có điều kiện là phần xử lý các trường hợp như ngưỡng số tiền hay phòng ban. Bạn đặt điều kiện để đơn tự đi đúng nhánh: dưới một mức thì dừng ở cấp quản lý, trên mức đó thì tự thêm cấp duyệt. Người nộp không phải tự nhớ phải trình lên đâu, vì hệ thống đã định tuyến sẵn theo dữ liệu trong đơn.

[[ẢNH ĐỂ SAU: màn hình cấu hình điều kiện phân tuyến theo ngưỡng số tiền hoặc phòng ban]]

Phê duyệt trên di động cho phép người duyệt xử lý đơn ngay trên điện thoại, không phải chờ về bàn làm việc. Đây là điểm hay tắc nhất ở cách làm thủ công, khi người duyệt đi công tác hoặc đang ngoài văn phòng. Với các bước cần ký, hệ thống hỗ trợ chữ ký điện tử ngay trong luồng duyệt.

Mọi bước được theo dõi đầy đủ. Mỗi hành động duyệt, từ chối hay yêu cầu sửa đều được ghi lại với dấu thời gian, kèm bình luận của người duyệt, và lưu vào nhật ký kiểm toán. Khi cần rà soát một khoản chi hay dựng lại lịch sử một tài liệu, bạn có đường đi đầy đủ thay vì đi gom email. Phần phân tích quy trình cho bạn nhìn tổng thể đơn đang nằm ở đâu, mất bao lâu ở mỗi cấp, để biết khâu nào hay nghẽn.

[[ẢNH ĐỂ SAU: nhật ký kiểm toán một đơn phê duyệt với dấu thời gian, người duyệt và bình luận từng bước]]

Điểm đáng cân nhắc của cách làm này không nằm ở riêng tính năng phê duyệt, mà ở chỗ nó nằm chung một nền tảng với đào tạo, khung năng lực, đánh giá và quản lý nhân sự. Khi duyệt một tài liệu đào tạo, dữ liệu không phải nhảy qua một hệ thống khác. Khi một chính sách mới cần cả nhân viên xác nhận đã đọc lẫn một khóa đào tạo đi kèm, hai phần đó ở cùng một nơi. Với doanh nghiệp muốn gom nhiều việc về một hệ thống thay vì ghép nối nhiều công cụ rời, đó là lý do chính để chọn. Bạn có thể xem chi tiết phần quản lý quy trình phê duyệt, phần quản lý tài liệu cho luồng xem xét tài liệu, và quản lý công việc để giao việc phát sinh sau khi duyệt.

Noova là dịch vụ SaaS do Noova vận hành trên hạ tầng cloud, không có bản cài đặt tại chỗ. Với khách hàng cần mức tách biệt cao, có phương án single-tenant với cơ sở dữ liệu và bản triển khai riêng. Track record 500+ doanh nghiệp là của VN-ELEARNING, đơn vị phát triển Noova.

Khi nào cách này không phải lựa chọn đúng

Phải nói rõ ranh giới, vì chọn sai công cụ tốn hơn nhiều so với không chọn gì.

Nếu nhu cầu của bạn là mô hình hóa các quy trình nghiệp vụ phức tạp ngoài khối HR, ví dụ luồng phê duyệt đơn hàng tích hợp với ERP, quy trình sản xuất nhiều công đoạn, hay một quy trình có hàng chục nhánh điều kiện gắn với hệ thống vận hành riêng, thì đây không phải chỗ phù hợp. Phần phê duyệt của Noova phục vụ các quy trình phê duyệt nội bộ trong khối nhân sự và vận hành chung quanh nó, không phải một nền tảng BPM tổng quát để thay cho phần mềm quy trình chuyên dụng.

Nếu doanh nghiệp bạn chỉ cần đúng một việc là quản lý đơn từ phê duyệt, và không có nhu cầu đào tạo, khung năng lực hay quản lý nhân sự, thì một công cụ chuyên về workflow phê duyệt có thể đủ và đôi khi gọn hơn. Lý do chính để chọn Noova ở mảng này là khi bạn muốn phần phê duyệt nằm chung hệ thống với những phần kia, chứ không phải vì nó là công cụ phê duyệt mạnh nhất tách riêng.

Và nếu quy trình hiện tại của bạn còn chưa rõ ngay trên giấy, ai duyệt, theo điều kiện nào, ngưỡng ở đâu, thì số hóa sẽ chỉ đóng băng một mớ lộn xộn vào hệ thống. Sửa quy trình trên giấy trước, rồi mới đưa lên công cụ.

Câu hỏi thường gặp

Số hóa quy trình phê duyệt mất bao lâu để chạy được? Với một quy trình đơn giản như nghỉ phép, có thể dựng và chạy thử trong vài ngày vì chuỗi duyệt ngắn. Các quy trình có nhiều nhánh điều kiện như chi phí cần thêm thời gian để liệt kê và kiểm thử các ngưỡng. Phần tốn công nhất thường là làm rõ quy tắc hiện tại, không phải thao tác trên hệ thống.

Có thể phân tuyến đơn theo số tiền hoặc phòng ban không? Có. Bạn đặt điều kiện để đơn tự đi đúng nhánh, ví dụ trên một ngưỡng số tiền thì tự thêm cấp duyệt, hoặc đơn của một phòng ban đi theo chuỗi riêng. Người nộp không phải tự quyết định trình lên ai.

Người duyệt có duyệt được trên điện thoại không? Có. Noova hỗ trợ phê duyệt trên di động, nên người duyệt xử lý đơn khi đang đi công tác hoặc ngoài văn phòng. Đây là khâu hay gây tắc nhất ở cách duyệt thủ công.

Hệ thống có lưu lại bằng chứng ai đã duyệt gì không? Có. Mỗi bước được ghi với dấu thời gian, kèm bình luận của người duyệt, và lưu vào nhật ký kiểm toán. Khi cần rà soát hay phục vụ kiểm toán, bạn dựng lại được toàn bộ lịch sử của một đơn.

Noova có thay được phần mềm BPM cho quy trình sản xuất không? Không. Phần phê duyệt của Noova phục vụ các quy trình phê duyệt nội bộ trong khối HR như nghỉ phép, chi phí, duyệt tài liệu, xác nhận chính sách. Nó không phải nền tảng BPM tổng quát cho quy trình sản xuất hay vận hành tích hợp sâu với hệ thống chuyên dụng.

Chữ ký điện tử trong Noova có giá trị pháp lý không? Noova hỗ trợ chữ ký điện tử trong luồng duyệt và lưu dấu thời gian cho từng bước, phục vụ nhu cầu lưu vết và tuân thủ nội bộ. Giá trị pháp lý của một chữ ký điện tử tùy thuộc loại chữ ký và quy định áp dụng, nên với các giao dịch cần chữ ký số theo luật, bạn nên kiểm tra yêu cầu cụ thể.

Bắt đầu từ đâu

Cách an toàn nhất là chọn một quy trình, thường là nghỉ phép, dựng chuỗi duyệt cho đúng vai trò trong tổ chức bạn, cho một phòng chạy thử một vòng, rồi mới mở rộng sang chi phí và tài liệu. Làm vậy bạn thấy được giá trị thật và phát hiện sớm chỗ quy tắc còn mơ hồ, trước khi nhân rộng cho toàn công ty.

Nếu bạn muốn xem cụ thể cách dựng một chuỗi phê duyệt và phân tuyến theo điều kiện trên hệ thống thật, hãy đặt một buổi demo phần quản lý quy trình phê duyệt của Noova. Mang theo một quy trình đang chạy thủ công của bạn để cùng phác lên hệ thống, đó là cách nhanh nhất để biết nó có hợp với cách doanh nghiệp bạn vận hành hay không.